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Timeline del matrimonio

Organizzare il giorno del matrimonio è come scrivere la sceneggiatura di un film,  dove tutti gli attori hanno un ruolo preciso e seguono il copione supportati dal regista : il wedding planner.

La wedding timeline è dunque la scaletta del film scritta e diretta dall’organizzatore del matrimonio.

Prima di stendere la timeline definitiva si preparano 2 liste fondamentali:

  • lista movimenti e servizi fornitori
  • lista movimenti sposi e ospiti

La prima è l’elenco dettagliato di ogni  singolo servizio fornito da professionisti e collaboratori completo di: nome del fornitore, luogo di esecuzione, tempo di realizzazione, orario di inizio e orario termine, tempo di percorrenza dalla sede alla destinazione. Di seguito un esempio molto semplice di tabella fornitori.

In questo  esempio  la cerimonia  inizia alle ore 11:00, il fiorista deve partire dalla sede alle ore 08:30, per arrivare in Chiesa alle 09:00 e terminare l’allestimento entro le 10:00.

Ogni scheda va rilasciata in copia al fornitore completa di:
– tutti gli indirizzi di competenza ( casa sposa, chiesa, ricevimento….);
– gli orari tassativi ( cerimonia, inizio buffet, consegna bouquet…);
–  nomi e contatti telefonici  dei  responsabili delle varie locations;
– indicazioni stradali, parcheggi ed eventuali regole di carico e scarico…;
Nella scheda vanno inseriti anche i collaboratori del proprio staff.
 
La seconda, la tabella sposi, è l’elenco in ordine cronologico di tutte le attività dedicate e di competenza degli sposi.
Alcuni esempi:
  1. trucco e parrucco sposa e seguito: dove e quando arrivano truccatrice e parrucchiere; orario vestizione e arrivo fotografo per foto backstage e preparazione.
  2. sorpresa sposo: ore….lo sposo vule consegnare personalmente il bouquet alla sposa…
  3. damigelle e testimoni: ore…..arrivo previsto e richiesto in Chiesa, consegna boutonnieres, bouquets e libretti messa.
 
Compilate queste due schede, si procede con la stesura della vera Wedding Timeline che non è altro che la somma di entrambe le tabelle, disposta in ordine cronologico.
  • orario di riferimento ( inizio servizio o azione : allestimento fiori o arrivo sposa chiesa );
  • nome del fornitore o attore ( sposo, sposa,testimone,staff,wp…);
  • tipo di servizio ;
  • luogo;
  • note utili ( rif.ti, contatti, tassativi..)
Per essere certa di creare una perfetta time-line non dimenticare di inserire queste tempistiche  indispensabili :
  1. i tempi di esecuzione dei lavori/servizi dei fornitori;
  2. la durata della cerimonia in base al tipo di rito celebrato;
  3. i tempi di preparazione della sposa: si stabiliscono con l’ausilio della parrucchiera e della truccatrice in base al  tipo di lavoro scelto dalla sposa e se oltre ad essa si preparano anche amiche, mamma, sorelle… In ogni caso la sposa deve essere pronta almeno un’ora e mezza prima della cerimonia + tempo di percorrenza verso
  4. orario di inizio buffet calcolato con il responsabile del catering tenendo conto di: durata cerimonia + mezz’ora per firme + mezz’ora per saluti e foto di rito + tempi di percorenza dalla cerimonia al ricevimento;
  5. i tempi di percorrenza da un luogo all’altro: da casa della sposa alla chiesa; dalla chiesa al ristorante….;
Con la timeline in cartellina o nel tablet potrai svolgere un wedding day coordinator con efficenza e puntualità; ricordati pero’ che un ottimo regista sa trasformare i tempi vuoti in opportunità e risolvere i contrattempi con soluzioni istantanee. La capacità di problem solving, tipica di un wedding planner l’acquisisci con la pratica e l’esperienza ma devi soprattutto migliorala con lo studio e la tecnica.
 
Ho preparato per te una scheda Timeline completa che puoi scaricare, copiare personalizzare ed integrare come preferisci ; se desideri riceverla scrivimi qui:

Richiedi Timeline gratuita

Sempre al tuo fianco, Io sono wedding planner.

Mariagrazia Tarantino

wedding planner

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Le attitudini e i requisiti del wedding planner

Se il titolo di questo post ha attirato la tua attenzione significa che stai pensando di intraprendere l’attività del wedding planner e desideri capire se hai le competenze giuste e le attitudini personali adatte.

In realtà l’elenco schematico che ti riporto di seguito si riferisce al “minimo sindacabile” richiesto e assolutamente indispensabile. Utilizza questo schema per scegliere il corso di formazione più adatto a te ( un buon corso base deve toccare almeno tutti questi punti nel programma ) partendo da ciò che ti manca o vuoi approfondire in ordine di importanza.

Da qualche anno, fortunatamente sono nati anche i corsi di formazione certificati che ti consentono di iscriverti ad un elenco professionale di categoria.

Infine prima di lasciarti alla lettura dell’elenco mi permetto di suggerirti di prestare la massima attenzione nella scelta della formazione: il wedding planner è un imprenditore e professionista. Affronta il percorso di crescita con questa idea: un professionista serio e preparato non si improvvisa mai e continua a informarsi per essere sempre pronto e concorrenziale. Non risparmiare sulla formazione a meno che tu non abbia voglia di buttare via tempo e denaro per poi dare colpa ad una categoria, che lavora sodo, senza sosta e che, come leggerai, ha un elenco smisurato di competenze e attitudini.

Conoscenze e competenze professionali generali:

  • Amministrazione, contabilità e procedure di avviamento attività;
  • Gestione attività amministrativa e commerciale;
  • Burocrazia ed aspetti legali di contrattualistica dell’attività;
  • Comunicazione aziendale; Web marketing, regole base per promuovere la propria azienda;
  • Tecniche di vendita e tecniche di relazione con il cliente;
  • PNL cenni generali di Programmazione Neuro Linguistica;
  • Gestione della  Legge sulla Privacy aziendale con obblighi applicabili alla PMI;
  • Titolo di studio minimo: diploma di scuola superiore; 

Conoscenze e competenze professionali specifiche:

  • Contrattualistica e burocrazia del Matrimonio in Italia;
  • Riti civili e religiosi Italiani;
  • Il matrimonio figurativo;
  • Galateo del Matrimonio;
  • Pianificazione della logistica del Matrimonio e project management;
  • Trasporto: auto sposi e trasporto osptiti a noleggio su strada, natante, aereo;
  • Gestione ricevimento ospiti in strutture alberghiere;
  • Progettazione  lay-out e display scenografico dell’evento;
  • Regia dell’evento;
  • Coordinamento dell’allestimento e competenze del wedding designer;
  • Banqueting e Catering, gestione e progettazione;
  • Floral design: conoscenza della stagionalità, valore commerciale e applicazione;
  • Musica per l’evento del matrimonio: conoscenza tipologia musiche per cerimonia e ricevimento;
  • Fotografia nell’evento matrimonio: tipologie, contrattualistica, tipi di album, video;
  • Image Consulting: immagine e comunicazione, regole principali dell’abbigliamento e trucco ;
  • Tessile, cenni generali sui tessuti più usati nell’evento matrimonio;
  • Lighting Design: cenni sull’utilizzo dei supporti di illuminazione per evento matrimonio;
  • Destination Wedding: sviluppi e tendenze dei matrimoni di italiani all’estero e di stranieri in Italia;
  • Wedding day Coordinator: gestione risorse umane, collaboratori, timing;
  • Gestione servizi accessori: animazione bambini, wedding dog sitter,… 

Attitudini e conoscenze  personali:

  •  Capacità di comunicazione verbale;
  •  Comprensione e attitudine ad entrare in sintonia con il cliente;
  •  Capacità di gestione del team;
  •  Problem solving;
  •  Desiderio di crescita professionale costante;
  • Pianificazione e gestione dell’evento;
  • Creatività  applicata;
  • Capacità di gestire la propria immagine personale;
  • Etiquette, business etiquette e netiquette;
  • Gestione dello stress personale e del cliente; 

Tenuto conto che tutto quanto sopra descritto si riferisce ad un elenco minimo dei requisiti professionali richiesti ritengo che, la professione del Wedding Planner, che ho l’onore di esercitare, sia una delle piu’ complesse dal punto di vista formativo e personale.

La complessità non è però sinonimo di impossibilità; ciò che rende effettivamente possibile e completa questa figura sostanzialmente e:

– costante e  specifica formazione professionale;

– desiderio di  crescere e migliorare;

– entusiasmo;

– positività;

– umiltà.

Per la formazione la parola d’ordine è  INIZIA : un corso base, un approfondimento tematico sul matrimonio, dai tessuti, dai fiori, dalla fotografia…inizia a formarti  e rifletti sulle tue attitudini personali, migliorando  le tue capacità naturali e limando i difetti.

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Ti auguro buona formazione e buon lavoro!

Mariagrazia Tarantino

wedding planner

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Il primo incontro con gli sposi per il wp

Un momento delicato e importante per questa attività professionale è il primo incontro con gli sposi.

Già dal primo contatto, generalmente  telefonico o via email, si stabilisce una particolare empatia tra consulente e potenziale cliente. Un professionista serio e preparato innanzitutto risponde alle chiamate in orari di ufficio e richiama prontamente se contattato in orari serali, generalmente più congeniali alle coppie di sposi. Via email è opportuno rispondere entro le 24 ore se non si è impegnati in un evento, in quel caso, meglio prevedere un autoresponder che indichi l’impossibilità alla pronta risposta e garantisca la propria attenzione non appena possibile.

Non rischiare dunque di perdere il contatto lasciandolo a qualcuno piu’ organizzato di te, pronto a rispondere e rendersi disponibile.Il motivo principe per cui gli sposi ti stanno cercando è perchè  desiderano risparmiare  tempo!

 Come rispondere al primo contatto

Il primo contatto, soprattutto se via email, deve corrispondere alla propria immagine professionale  ( nella grafica ) alla mission ( gentilezza, professionalità, disponibilità) e trasmettere le  risposte con ordine e precisione.

Se, come spero,  non hai scelto  operativamente   di inviare i preventivi via mail dichiara la tua disponibilità a fissare un appuntamento ( gratuito o a pagamento lo ha già stabilito creando il piano aziendale).

Come preparare e  gestire l’appuntamento

Personalmente mi è sempre  risultato  molto utile preparare una “scheda sposi” cartacea o in file di scrittura per il tablet o il  pc, contenente:

  •  nome e cognome sposo sposa;
  •  email  di riferimento e cellulare sposi;
  •  data  indicativa o fissata delle nozze;
  •  luogo preferito o fissato delle nozze;
  •  tipo di cerimonia ( religiosa, civile, simbolica..);
  • tipo location preferita o  nome e località di location prenotata ;
  • Chiesa preferita o prescelta;
  • Comune di residenza attuale e dopo le nozze;
  • Numero indicativo invitati;
  • Colore preferito sposa e sposo;
  • Ricordo, sport, musica, avvenimento in comune;
  • Fiore preferito sposa;
  • Check-list  con principali servizi del matrimonio da spuntare nel caso in cui gli sposi abbiano già scelto un  particolare fornitore;( abito sposa, fotografo, fiorista, bomboniere, partecipazioni, fedi,make-up, viaggio di nozze…);
  •  Seguono una serie di domande da porre evitando di leggere quelle relative ai servizi già selezionati dagli sposi:   
    1. – Quale tipologia di menù vorreste offrire ai vostri osptiti?  
    2. – Quale tipo di musica, cantante o canzone vi accomuna?
    3. – Preferite l’album tradizionale o il fotoalbum?
    4. ……

Non  scrivo tutte le domande  per motivi di spazio e perchè per qualcuno possono essere scontate, ma se desideri  scrivere le domande da porre ti consiglio di mettere in ordine di importanza tutti i servizi e poniti questa domanda: ” Quale elemento o caratteristica di questo servizio deve rispondere ai gusti ed esigenze degli sposi?”

Consiglio di  tenere anche a  portata di mano il Book Fornitori già preparato per far visionare agli sposi i campioni o le immagini dei servizi proposti .

L’obbiettivo di queste domande è:

– mettere a proprio agio gli sposi facendoli  sentire gli artefici esclusivi delle loro nozze;

– conoscerli, scoprire i loro desideri, e le loro aspettative;

– arrivare alla domanda finale riguardante il budget.

Per questo primo incontro è essenziale  terminare l’appuntamento con un budget di riferimento degli sposi.

Senza un budget indicativo non si puo’ preparare un preventivo od una bozza di progetto ad hoc, sarebbe come proporre un’auto di lusso a chi vuole acquistare una utilitaria o l’esatto contrario!

Se hai fissato un primo appuntamento che prevede un Fee  e dovrai   offrire delle soluzioni immediate rientrando nel budget di riferimento, la domanda andrà posta fra le prime cinque ( e almeno dopo la seconda ) .

Come chiedere il Budget 

Che venga posta  all’inizio o alla fine è sempre la domanda piu’ difficile da gestire per diversi motivi. 

Come evitare imbarazzi, silenzi o risposte poco sincere?

 ” Bene, adesso per procedere con la creazione di un progetto personalizzato ho bisogno di consocere il vostro  budget massimo che avete scelto di  investire nel  matrimonio”

La domanda deve essere indiretta ma chiara e posta con la massima serenità.

A questo punto otterrai diverse reazioni da parte degli sposi: alcuni si guarderanno prima negli occhi con stupore ( non ci avevano pensato ) , altri con sguardo d’intesa ( si stanno domandando sepotersi aprire o meno con te ) altri ancora ti risponderanno direttamente con altrettanta serenità. Adegua quindi la tua trattativa in base allo stato d’animo degli sposi ma senza lasciarti influenzare dalla loro insicurezza; devi essere assolutamente certo e convinto che senza un importo di riferimento non li aiuterai assolutamente.

Se gli sposi sono giovani, sei la prima wedding o non se la sentono ancora di esprimersi, devi essere tu a fargli visualizzare il progetto e monetizzare i servizi.

 Partiamo da un esempio pratico:

– gli sposi amano l’agriturismo e pensano ad un centinaio di invitati ( questo lo sai dalle risposte ottenute in precedenza nella scheda sposi ). La media di un menu’ in agriturismo è dai 60 ai 90 euro e il budget massimo da investire per la location non deve superare il 40% del totale.

Spiegando questo semplice meccanismo, anche la copia  arriverà  ad un valore che commenterà avvalorandolo o variandolo in base alle necesità personali.

A questo punto puoi concludere l’appuntamento rifissando quello successivo per la presentazione del preventivo o della bozza di progetto.

La difficoltà principale come avrai capito è nella gestione “umana” dell’ appuntamento,nella capacità di entrare in sintonia, di ascoltare ed elaborare le soluzioni migliori.

Tecniche di vendita, PNL, e ascolto sempre e comunque!

 

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