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Idee per un perfetto matrimonio in riva al mare

Chi non ha sognato almeno una volta di organizzare un matrimonio in riva la mare, con la sabbia sotto i piedi?Una scelta must 2017/2018.

Il matrimonio in riva al mare è un sogno da realizzare con cura ed attenzione particolari, perchè riserva un gran numero di sorprese!

Innanzitutto dobbiamo prendere in considerazione la location giusta: di facile accesso dalla strada, dotata di parcheggio esclusivo risevato al matrimonio, munita di toilettes accessibili da subito e rifornite con tutto l’occorrente ( salviettine imbevute a stock!)

L’orario migliore per la  cerimonia, se il matrimonio si svolge in un caldo giorno estivo è il tardo pomeriggio, in prossimità del tramonto. Quando parte della spiaggia è all’ombra e ancora non si è alzato troppo vento. L’allestimento dell’arco/struttura della cerimonia deve essere ben ancorato alla spiaggia con pesi o in profondità. Se la zona è particolarmente ventosa meglio evitare tendaggi o strutture  leggere e preferire archi di legno ancorati alla sabbia. Sedioline di legno bianche o colorate per tutti gli ospiti e un rito festoso, gioioso con un  programma breve non superiore ai 30 minuti( musiche comprese). La scelta dell’allèe dipende dalla sposa, se preferisce uno stile boho  puo’ fare il suo ingresso a  piedi nudi; oppure si crea una passerella in legno per permetterle l’utilizzo dei sandali.

Bolle di sapone e petali rigorosamente freschi ( divieto assoluto di coriandoli e petali artificiali ) per i festeggiamenti e poi via a fotografie con gli invitati prima del tramonto del sole.

 

Attenzione  agli insetti! Evitare di esporre cibo e pietanze durante il tramonto. Preparare dei cestini con spray anti zanzare opportunamente dislocati alle toilettes o in prossimità della cerimonia, vicino alle ciabattine infradito!

Aperitivo e cena quindi solo dopo il tramonto! Tavoli rotondi, rettangolari, tavolini bassi con  cuscini a ma solo per il buffet iniziale. Consiglio la spiaggia per i festeggiamenti del welcome o del taglio torta e il consumo della cena in una area interna della location, al riparo da zanzare, insetti ed eccessivo vento. Tutti amano la natura… tranne quando si cena!Poche invitate al ricevimento ben accettano la mosca che vola sul loro piatto, anche ai tropici.

Colori eterei sono il Must  2017/2018 anche al mare: sabbia e crema; avorio  e rosa  nuvola; gold pink e soft blue.

Candele in vasi di marmellata o lanterne di legno, preferibilmente realizzate con i bastoncini tipici del mare.

Look sposa? Abito stile boho in pizzo macramè o stile impero in chiffon con lunghi nastri colorati e svolazzanti; laccetti e cavigliere per la cerimonia e sandali scintillanti per la cena.

 

Sposo elegantissimo in abito di lino color corda o azzurro con cambio camicia: in cotone con cravatta per cerimonia e in lino, molto fresca per il ricevimento.

Ultimo piccolissimo consiglio: bomboniere al tavolo, per evitare la distribuzione dopo cena e wedding cake dolcissima…

E infine…creatività, creatività, creatività…..buon lavoro e felice evento!

Mariagrazia Tarantino

 

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Idee per intrattenere e gestire i bimbi al ricevimento di nozze

Sono gli invitati speciali, i più temuti e i più amati.Per wedding planner e spose spesso un incubo, per i genitori un piccolo fardello ( nell’unico giorno di svago…) e per tutti la spontaneità, la gioia e l’allegria: i bambini.

In realtà in questo post non mi limiterò  a suggerire idee per  il  tavolo bimbi, come allestirlo e gestire l’animazione ma parleremo anche di timing della cerimonia e del ricevimento per loro. L’unico modo per avere i bambini come alleati è renderli protagonisti e dare loro il giusto spazio e cura. ( e l’animatrice non basta da sola, poverina!)

Pronti? Viaaaaa…..

Immaginimao il matrimonio di A&C il 15 Luglio ( in qualunque località) con un centinaio di ospiti e 12 bambini di età diversa fra  1 e i 12 anni.

I neonati fino a 2 anni sono di competenza della mamma, ma la mamma è di “competenza” della wedding. Quindi è bene prevedere una wedding bag ad hoc da lasciare alla cerimonia con nome della mamma e contenente:

  • salviettine umidificate,
  •  giochino,
  • doppia razione di acqua,
  • bavaglino e pannolino  di emergenza usa e getta;

Credi che non le userà? Durante tutta la giornata le userà eccome  e tu diventerai la miglior wedding planner del mondo!

Al ricevimento lasciare il posto vuoto accanto alla madre per il seggiolone o la carrozzina e chiedere disponibilità alla location per biberon, scalda pappe etc. Disporre infine salviettine umide nel bagno con fasciatoio.

I ragazzini fra i 3 e gli 8 anni sono di competenza della wedding planner ( e stop!).

Quindi alla cerimonia preparare delle wedding bag con i loro nomi e contenenti un libretto cerimonia  con nomi e qualche frase di saluto degli sposi ( il testo della cerimonia non lo leggeranno mai).

  • Una bottiglietta d’acqua, immancabile,
  • una penna e qualcosa su cui scrivere. Eviteranno di chiedere il tablet ai genitori quando non possono accenderlo.

Crea all’esterno del luogo della cerimonia ( chiesa, comune o location ) un angolo dove possano accomodarsi all’ombra, così farai felici anche i nonni e i papà “insofferenti” ;).

Per il ricevimento obbligatorio il tavolo bimbi con menù creato su misura e servito con precedenza rispetto alle tempistiche del menu adulti. Un tavolo con piu’ di 5 bambini di età fra i 3 e gli 8 anni deve essere accompagnato da almeno 1 animatrice, che si prenderà cura di loro dal pranzo fino oltre il taglio torta. Come allestirlo? Parola d’ordine è intrattenere e divertire.

Dal menù al segnaposto, dal centrotavola ( niente fiori ) al bicchiere tutto può trasformarsi in gioco e passatempo.

Se la location non ha grandi spazi aperti meglio prevedere una saletta dove allocare il tavolo bimbi e dare spazio all’animazione per predisporre angoli giochi. Quella sala deve essere ad uso esclusivo dei piccoli ospiti. Durante il pranzo si possono creare momenti speciali durante i quali i bambini diventino i portagonisti della festa, con regali speciali agli sposi fatti da loro, un karaoke ( solo per loro ), una piccola esibizione. In questo modo si sentiranno davvero importanti. L’unico modo per gestire la voglia di correre e la poca eduzione è quella di dare sempre qualcosa da fare rispettando i tempi e gli oggetti di proprietà della location.

 

I ragazzini dagli 8 anni in sù sono di competenza di loro stessi!

Dai loro un posto al tavolo adulti con lo stesso menù e la possibilità di avere un luogo dove “rifugiarsi” durante il pranzo. Al termine del ricevimento gratifica la loro disponiblità con un cadeau ad hoc, personalizzato e una frase di ringraziamento personalizzata dagli sposi. Si sentiranno davero importanti e gratificati, e con loro tutta la famiglia!

I bambini durante un ricevimento nuziale possono essere davvero un grande problema da gestire e procurare momenti di insofferenza fra i gentiori, sposi e staff. Non dimenticarlo mai! Quindi massima pianificazione e organizzazione  e il risultato sarà  davvero sorprendente!!

Felice evento!

Scopri tutte le strategie da wedding planner con i nostri corsi online, semplici, veloci ed economici!

Mariagrazia Tarantino

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Start-up base: percorso di formazione online per wedding planner

                               START-UP                           

nasce come percorso di formazione per aspiranti wedding planner, con l’obiettivo di informare in modo serio e professionale ogni singolo partecipante, con la semplicità del servizio online e l’affiancamento reale di un tutor.

3 moduli e  3 obiettivi precisi

  • Modulo 1: definire la figura del wedding planner con funzioni, caratteristiche, immagine e brand in modo personalizzato attraverso lo studio  delle attitudini personali e professionali, aspirazioni e obiettivi. Creazione del business plan e delle strategie per l’avvio dell’attività.

  • Modulo 2: creare, pianificare e gestire l’evento Nozze dalla creazione del progetto al wedding day coordinator. Utilizzare le schede tecniche e gli strumenti professionali del wedding planner.

  • Modulo 3 : Creare un team di veri esperti professionisti, proporre un brand unico ad un target definito di clentela; attuare strategie utili al problem solving e  come  gestire e prendersi cura  del Cliente.

3 moduli  con 1 percorso unico

Ogni modulo è costituito da:

1 dispensa in .pdf con lezioni ed esercizi;

3 lezioni di 45 min. online con wedding  planner in Skype video call;

1 test finale con punteggio;

1 attestato di frequenza;

1 Bonus con strumenti e schede tecniche.

“3 moduli  per rispondere a esigenze diverse”

Il modulo 1 si rivolge principalmente a:

  1. Chi desidera intraprendere questa attività e vuole conoscere le potenzialità;
  2. Chi ha frequentato un corso base ma non ha ancora avviato l’attività per insicurezza e mancanza di obiettivi precisi;
  3. Chi vuole affiancare questa attività a quella attuale;

Quì trovi tutte le informazioni su modalità e termini di acquisto

Attestato modulo 2 si rivolge principalmente a:

  1. Chi ha frequentato un corso base ma non ha strumenti pratici e schede tecniche;
  2. Chi vuole imparare a creare un progetto di nozze e pianificare l’intero evento senza consigli “pubblicitari” e dal punto di vista esclusivo di un wedding planner;

Il modulo 3 si rivolge principalmente a:

  1. Chi ha frequentato un corso base e vuole affinare le tecniche di regia dell’evento;
  2. Chi vuole creare e gestire un team professionale;
  3. Chi vuole creare delle strategie proprie di marketing e di personal branding dell’attività

“3 moduli  efficaci anche singolarmente, e che  insieme diventano un corso completo.”

Modulo 1: figura del wedding planner

Modulo 2: regia dell’evento

Modulo 3: Strategie da wedding planner

   Bonus!

MODULO 1:  Ebook Matricitonary. L’unico glossario dei termini del matrimonio con 150 definizioni corredate da immagini e curiosità.

MODULO 2: Kit modulistica 1: tutte le schede tecniche per gestire la pianificazione dell’evento;

MODULO 3: KIT MODULISTICA 2—i contratti verso clienti e fornitori per avviare una start-up concreta

Bonus Extra!

 2 MODULI: 1h. Di ulteriore assistenza online

3 MODULI: affiancamento online per l’ideazione di un progetto di nozze ( max.2 h. )

Quì trovi tutte le informazioni su modalità e termini di acquisto

Attestato

Al termine di ogni modulo, durante il 3 incontro online il partecipante riceverà l’attestato di partecipazione e la valutazione del test finale.

Tutor del corso

Mariagrazia Tarantino, Wedding planner, event planner,  direttore creativo e bridal coach. Autore di Matricitonary e di 7 edizioni del corso di formazione SOS Wedding planner. Titolare del brand Io sono wedding planner e titotale dal 2008 di Graceevent World.

Per prenotazioni e informazioni: info@graceevent.net

 

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Io sono wedding planner

Io sono weding planner” Mariagrazia Tarantino

Gli strumenti professionali misurano la preparazione  e la bravura di un consulente. Andreste mai da un commercialista che scrive ancora la prima nota a mano? Eppure nella nostra professione, così altamente precisa, innovativa, tecnica, non si sente mai parlare di schede tecniche, contratti….questi sconosciuti. Ogni giorno dal 2008, quando ho iniziato questa mia adorata attività, ricevo almeno una mail di richiesta di timeline, scheda fornitori o di contratto. Mi si chiede sempre: “Cosa faccio firmare ai miei clienti? ”

Le schede tecniche sono importantissime per la pianificazione, per la preventivazione e la gestione dell’evento.

Non si puo’ svolgere questa professione senza. Il wedding planner pianifica.

Vediamo quali sono queste schede, partendo da quelle  principali e indispensabili:

  1. Gestione location
  2. Gestione e creazione Budget
  3.  Timeline dell’evento
  4. Disposizione tavoli ricevimento
  5. Scelta menù
  6. Contratto cliente nozze
  7. Contratto fornitori
  8. Tabella pagamento fornitori

1 Gestione Location

quando si  ricerca una location  questa scheda puo’ essere utile per segnare tutto ciò che si deve sapere e quindi chiedere al gestore/proprietario. Dal parcheggio al riscaldamento; dalle sale alle toilettes.

2 Creare e gestire il budget

Hai presentato un ottimo progetto di Nozze con un budget perfetto ed ora devi gestire il budget preventivo e consuntivo per non commettere errori.

3 Timeline dell’evento

Ne abbiamo parlato anche nel post dedicato alla Timeline, è lo strumento indispensabile per la gestione del wedding day coordinator perchè ti permette di pianificare ora dopo ora le attività dei fornitori, del tuo staff e degli sposi.

4 Disposizione tavoli ricevimento

Con questo schema il wedding planner fa innamorare sempre la sposa perchè l’aiuta nel compito più gravoso: la creazione dei tavoli degli ospiti!

5  Scelta menù

Questa schede ti permette di proporre agli sposi varianti di menù e comparare le portate;

6  Contratto di nozze

Avere almeno una bozza, una linea guida da seguire per stilare il mandato di organizzazione delle Nozze è indispensabile se non si vuole perdere il Cliente, dopo tanta pazienza!

Deve contenere i vostri dati, quelli di almeno uno degli sposi e nel dettaglio tutti i servizi di cui vi occuperete. Termini e condizioni di pagamento e di recesso. Privacy per la gestione dei contatti e dei dati sensibili.

7  Contratto fornitori

Questa schede è utilizzata soprattutto dalle agenzie di intemediazione, piu che dai wedding planner consulenti, in quanto i primi delegano ai professionisti tutte le mansioni e i servizi utili alla realizzazione del matrimonio. Si puo’ utilizzare nel caso si voglia dare mandato ad un fornitore per l’esecuzione di una attività eseguita per proprio conto.

8 – Pagamento fornitori

Con questa scheda potete aiutare gli sposi nela gestione dei pagamenti ai fornitori, tenendo nota di totale fattura, acconti e saldo.

Per Io sono wedding planner, la sezione  graceevent world, dedicata alla formazione di wedding planner, ho ideato 2 KIT modulistica suddivisi in:

Kit modulistica 1 con schede tecniche

Kit modulistica 2 con contrattualistica.

In questo modo puoi ricevere la tipologia di strumenti di cui necessiti. Potrai personalizzare e modificare le schede e i contratti adattandoli alla tua specifica attività.

Puoi avere entrambi i kit ad un prezzo specialissimo!

Utilizza queste schede per progettare e pianificare i tuoi matrimoni, partendo dal primo. Il mio consiglio è di utilizzarle anche prima, come test e formazione.

Per ogni ulteriore informazione non esitare a scrivere a:

info@graceevent.net. Buon lavoro!

Mariagrazia Tarantino

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Timeline del matrimonio

Organizzare il giorno del matrimonio è come scrivere la sceneggiatura di un film,  dove tutti gli attori hanno un ruolo preciso e seguono il copione supportati dal regista : il wedding planner.

La wedding timeline è dunque la scaletta del film scritta e diretta dall’organizzatore del matrimonio.

Prima di stendere la timeline definitiva si preparano 2 liste fondamentali:

  • lista movimenti e servizi fornitori
  • lista movimenti sposi e ospiti

La prima è l’elenco dettagliato di ogni  singolo servizio fornito da professionisti e collaboratori completo di: nome del fornitore, luogo di esecuzione, tempo di realizzazione, orario di inizio e orario termine, tempo di percorrenza dalla sede alla destinazione. Di seguito un esempio molto semplice di tabella fornitori.

In questo  esempio  la cerimonia  inizia alle ore 11:00, il fiorista deve partire dalla sede alle ore 08:30, per arrivare in Chiesa alle 09:00 e terminare l’allestimento entro le 10:00.

Ogni scheda va rilasciata in copia al fornitore completa di:
– tutti gli indirizzi di competenza ( casa sposa, chiesa, ricevimento….);
– gli orari tassativi ( cerimonia, inizio buffet, consegna bouquet…);
–  nomi e contatti telefonici  dei  responsabili delle varie locations;
– indicazioni stradali, parcheggi ed eventuali regole di carico e scarico…;
Nella scheda vanno inseriti anche i collaboratori del proprio staff.
 
La seconda, la tabella sposi, è l’elenco in ordine cronologico di tutte le attività dedicate e di competenza degli sposi.
Alcuni esempi:
  1. trucco e parrucco sposa e seguito: dove e quando arrivano truccatrice e parrucchiere; orario vestizione e arrivo fotografo per foto backstage e preparazione.
  2. sorpresa sposo: ore….lo sposo vule consegnare personalmente il bouquet alla sposa…
  3. damigelle e testimoni: ore…..arrivo previsto e richiesto in Chiesa, consegna boutonnieres, bouquets e libretti messa.
 
Compilate queste due schede, si procede con la stesura della vera Wedding Timeline che non è altro che la somma di entrambe le tabelle, disposta in ordine cronologico.
  • orario di riferimento ( inizio servizio o azione : allestimento fiori o arrivo sposa chiesa );
  • nome del fornitore o attore ( sposo, sposa,testimone,staff,wp…);
  • tipo di servizio ;
  • luogo;
  • note utili ( rif.ti, contatti, tassativi..)
Per essere certa di creare una perfetta time-line non dimenticare di inserire queste tempistiche  indispensabili :
  1. i tempi di esecuzione dei lavori/servizi dei fornitori;
  2. la durata della cerimonia in base al tipo di rito celebrato;
  3. i tempi di preparazione della sposa: si stabiliscono con l’ausilio della parrucchiera e della truccatrice in base al  tipo di lavoro scelto dalla sposa e se oltre ad essa si preparano anche amiche, mamma, sorelle… In ogni caso la sposa deve essere pronta almeno un’ora e mezza prima della cerimonia + tempo di percorrenza verso
  4. orario di inizio buffet calcolato con il responsabile del catering tenendo conto di: durata cerimonia + mezz’ora per firme + mezz’ora per saluti e foto di rito + tempi di percorenza dalla cerimonia al ricevimento;
  5. i tempi di percorrenza da un luogo all’altro: da casa della sposa alla chiesa; dalla chiesa al ristorante….;
Con la timeline in cartellina o nel tablet potrai svolgere un wedding day coordinator con efficenza e puntualità; ricordati pero’ che un ottimo regista sa trasformare i tempi vuoti in opportunità e risolvere i contrattempi con soluzioni istantanee. La capacità di problem solving, tipica di un wedding planner l’acquisisci con la pratica e l’esperienza ma devi soprattutto migliorala con lo studio e la tecnica.
 
Ho preparato per te una scheda Timeline completa che puoi scaricare, copiare personalizzare ed integrare come preferisci ; se desideri riceverla scrivimi qui:

Richiedi Timeline gratuita

Sempre al tuo fianco, Io sono wedding planner.

Mariagrazia Tarantino

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Le attitudini e i requisiti del wedding planner



Se il titolo di questo post ha attirato la tua attenzione significa che stai pensando di intraprendere l’attività del wedding planner e desideri capire se hai le competenze giuste e le attitudini personali adatte.

In realtà l’elenco schematico che ti riporto di seguito si riferisce al “minimo sindacabile” richiesto e assolutamente indispensabile. Utilizza questo schema per scegliere il corso di formazione più adatto a te ( un buon corso base deve toccare almeno tutti questi punti nel programma ) partendo da ciò che ti manca o vuoi approfondire in ordine di importanza.

Da qualche anno, fortunatamente sono nati anche i corsi di formazione certificati che ti consentono di iscriverti ad un elenco professionale di categoria.

Infine prima di lasciarti alla lettura dell’elenco mi permetto di suggerirti di prestare la massima attenzione nella scelta della formazione: il wedding planner è un imprenditore e professionista. Affronta il percorso di crescita con questa idea: un professionista serio e preparato non si improvvisa mai e continua a informarsi per essere sempre pronto e concorrenziale. Non risparmiare sulla formazione a meno che tu non abbia voglia di buttare via tempo e denaro per poi dare colpa ad una categoria, che lavora sodo, senza sosta e che, come leggerai, ha un elenco smisurato di competenze e attitudini.

Conoscenze e competenze professionali generali:

  • Amministrazione, contabilità e procedure di avviamento attività;
  • Gestione attività amministrativa e commerciale;
  • Burocrazia ed aspetti legali di contrattualistica dell’attività;
  • Comunicazione aziendale; Web marketing, regole base per promuovere la propria azienda;
  • Tecniche di vendita e tecniche di relazione con il cliente;
  • PNL cenni generali di Programmazione Neuro Linguistica;
  • Gestione della  Legge sulla Privacy aziendale con obblighi applicabili alla PMI;
  • Titolo di studio minimo: diploma di scuola superiore; 

Conoscenze e competenze professionali specifiche:

  • Contrattualistica e burocrazia del Matrimonio in Italia;
  • Riti civili e religiosi Italiani;
  • Il matrimonio figurativo;
  • Galateo del Matrimonio;
  • Pianificazione della logistica del Matrimonio e project management;
  • Trasporto: auto sposi e trasporto osptiti a noleggio su strada, natante, aereo;
  • Gestione ricevimento ospiti in strutture alberghiere;
  • Progettazione  lay-out e display scenografico dell’evento;
  • Regia dell’evento;
  • Coordinamento dell’allestimento e competenze del wedding designer;
  • Banqueting e Catering, gestione e progettazione;
  • Floral design: conoscenza della stagionalità, valore commerciale e applicazione;
  • Musica per l’evento del matrimonio: conoscenza tipologia musiche per cerimonia e ricevimento;
  • Fotografia nell’evento matrimonio: tipologie, contrattualistica, tipi di album, video;
  • Image Consulting: immagine e comunicazione, regole principali dell’abbigliamento e trucco ;
  • Tessile, cenni generali sui tessuti più usati nell’evento matrimonio;
  • Lighting Design: cenni sull’utilizzo dei supporti di illuminazione per evento matrimonio;
  • Destination Wedding: sviluppi e tendenze dei matrimoni di italiani all’estero e di stranieri in Italia;
  • Wedding day Coordinator: gestione risorse umane, collaboratori, timing;
  • Gestione servizi accessori: animazione bambini, wedding dog sitter,… 

Attitudini e conoscenze  personali:

  •  Capacità di comunicazione verbale;
  •  Comprensione e attitudine ad entrare in sintonia con il cliente;
  •  Capacità di gestione del team;
  •  Problem solving;
  •  Desiderio di crescita professionale costante;
  • Pianificazione e gestione dell’evento;
  • Creatività  applicata;
  • Capacità di gestire la propria immagine personale;
  • Etiquette, business etiquette e netiquette;
  • Gestione dello stress personale e del cliente; 

Tenuto conto che tutto quanto sopra descritto si riferisce ad un elenco minimo dei requisiti professionali richiesti ritengo che, la professione del Wedding Planner, che ho l’onore di esercitare, sia una delle piu’ complesse dal punto di vista formativo e personale.

La complessità non è però sinonimo di impossibilità; ciò che rende effettivamente possibile e completa questa figura sostanzialmente e:

– costante e  specifica formazione professionale;

– desiderio di  crescere e migliorare;

– entusiasmo;

– positività;

– umiltà.

Per la formazione la parola d’ordine è  INIZIA : un corso base, un approfondimento tematico sul matrimonio, dai tessuti, dai fiori, dalla fotografia…inizia a formarti  e rifletti sulle tue attitudini personali, migliorando  le tue capacità naturali e limando i difetti.

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Ti auguro buona formazione e buon lavoro!

Mariagrazia Tarantino

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Il primo incontro con gli sposi per il wp

Un momento delicato e importante per questa attività professionale è il primo incontro con gli sposi.

Già dal primo contatto, generalmente  telefonico o via email, si stabilisce una particolare empatia tra consulente e potenziale cliente. Un professionista serio e preparato innanzitutto risponde alle chiamate in orari di ufficio e richiama prontamente se contattato in orari serali, generalmente più congeniali alle coppie di sposi. Via email è opportuno rispondere entro le 24 ore se non si è impegnati in un evento, in quel caso, meglio prevedere un autoresponder che indichi l’impossibilità alla pronta risposta e garantisca la propria attenzione non appena possibile.

Non rischiare dunque di perdere il contatto lasciandolo a qualcuno piu’ organizzato di te, pronto a rispondere e rendersi disponibile.Il motivo principe per cui gli sposi ti stanno cercando è perchè  desiderano risparmiare  tempo!

 Come rispondere al primo contatto

Il primo contatto, soprattutto se via email, deve corrispondere alla propria immagine professionale  ( nella grafica ) alla mission ( gentilezza, professionalità, disponibilità) e trasmettere le  risposte con ordine e precisione.

Se, come spero,  non hai scelto  operativamente   di inviare i preventivi via mail dichiara la tua disponibilità a fissare un appuntamento ( gratuito o a pagamento lo ha già stabilito creando il piano aziendale).

Come preparare e  gestire l’appuntamento

Personalmente mi è sempre  risultato  molto utile preparare una “scheda sposi” cartacea o in file di scrittura per il tablet o il  pc, contenente:

  •  nome e cognome sposo sposa;
  •  email  di riferimento e cellulare sposi;
  •  data  indicativa o fissata delle nozze;
  •  luogo preferito o fissato delle nozze;
  •  tipo di cerimonia ( religiosa, civile, simbolica..);
  • tipo location preferita o  nome e località di location prenotata ;
  • Chiesa preferita o prescelta;
  • Comune di residenza attuale e dopo le nozze;
  • Numero indicativo invitati;
  • Colore preferito sposa e sposo;
  • Ricordo, sport, musica, avvenimento in comune;
  • Fiore preferito sposa;
  • Check-list  con principali servizi del matrimonio da spuntare nel caso in cui gli sposi abbiano già scelto un  particolare fornitore;( abito sposa, fotografo, fiorista, bomboniere, partecipazioni, fedi,make-up, viaggio di nozze…);
  •  Seguono una serie di domande da porre evitando di leggere quelle relative ai servizi già selezionati dagli sposi:   
    1. Quale tipologia di menù vorreste offrire ai vostri osptiti?  
    2. – Quale tipo di musica, cantante o canzone vi accomuna?
    3. – Preferite l’album tradizionale o il fotoalbum?
    4. ……

Non  scrivo tutte le domande  per motivi di spazio e perchè per qualcuno possono essere scontate, ma se desideri  scrivere le domande da porre ti consiglio di mettere in ordine di importanza tutti i servizi e poniti questa domanda: ” Quale elemento o caratteristica di questo servizio deve rispondere ai gusti ed esigenze degli sposi?”

Consiglio di  tenere anche a  portata di mano il Book Fornitori già preparato per far visionare agli sposi i campioni o le immagini dei servizi proposti .

L’obbiettivo di queste domande è:

– mettere a proprio agio gli sposi facendoli  sentire gli artefici esclusivi delle loro nozze;

– conoscerli, scoprire i loro desideri, e le loro aspettative;

– arrivare alla domanda finale riguardante il budget.

Per questo primo incontro è essenziale  terminare l’appuntamento con un budget di riferimento degli sposi.

Senza un budget indicativo non si puo’ preparare un preventivo od una bozza di progetto ad hoc, sarebbe come proporre un’auto di lusso a chi vuole acquistare una utilitaria o l’esatto contrario!

Se hai fissato un primo appuntamento che prevede un Fee  e dovrai   offrire delle soluzioni immediate rientrando nel budget di riferimento, la domanda andrà posta fra le prime cinque ( e almeno dopo la seconda ) .

Come chiedere il Budget 

Che venga posta  all’inizio o alla fine è sempre la domanda piu’ difficile da gestire per diversi motivi. 

Come evitare imbarazzi, silenzi o risposte poco sincere?

 ” Bene, adesso per procedere con la creazione di un progetto personalizzato ho bisogno di consocere il vostro  budget massimo che avete scelto di  investire nel  matrimonio”

La domanda deve essere indiretta ma chiara e posta con la massima serenità.

A questo punto otterrai diverse reazioni da parte degli sposi: alcuni si guarderanno prima negli occhi con stupore ( non ci avevano pensato ) , altri con sguardo d’intesa ( si stanno domandando sepotersi aprire o meno con te ) altri ancora ti risponderanno direttamente con altrettanta serenità. Adegua quindi la tua trattativa in base allo stato d’animo degli sposi ma senza lasciarti influenzare dalla loro insicurezza; devi essere assolutamente certo e convinto che senza un importo di riferimento non li aiuterai assolutamente.

Se gli sposi sono giovani, sei la prima wedding o non se la sentono ancora di esprimersi, devi essere tu a fargli visualizzare il progetto e monetizzare i servizi.

 Partiamo da un esempio pratico:

– gli sposi amano l’agriturismo e pensano ad un centinaio di invitati ( questo lo sai dalle risposte ottenute in precedenza nella scheda sposi ). La media di un menu’ in agriturismo è dai 60 ai 90 euro e il budget massimo da investire per la location non deve superare il 40% del totale.

Spiegando questo semplice meccanismo, anche la copia  arriverà  ad un valore che commenterà avvalorandolo o variandolo in base alle necesità personali.

A questo punto puoi concludere l’appuntamento rifissando quello successivo per la presentazione del preventivo o della bozza di progetto.

La difficoltà principale come avrai capito è nella gestione “umana” dell’ appuntamento,nella capacità di entrare in sintonia, di ascoltare ed elaborare le soluzioni migliori.

Tecniche di vendita, PNL, e ascolto sempre e comunque!

 

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Un regalo speciale da vero wp!

Finalmente un Glossario  con oltre 150 termini in italiano, inglese e francese con  descrizione del temine, relativa applicazione pratica,immagini esemplificative e in qualche caso curiosità.
Natale è il momento migliore per regalarsi e regalare uno strumento di formazione serio, utile e divertente allo stesso tempo:
Matrictionary è il primo glossario dei termini del matrimonio in italiano e in inglese.
Troverai anche consigli, idee, le orgini dei termini e alcune curiosità…ideale per chi sta organizzando le proprie  nozze  o  si occupa di wedding planning.
Per richiederlo ti basta cliccare sul link:
 Perchè Matrictionary?
Navigando nel web, ricercando specifiche soluzioni per i miei progetti di nozze,  mi  sono accorta che  molti blog in   lingua   inglese, trattano il glossario del wedding, prendendo  però i termini in ordine casuale e in  uso nel proprio paese.
 Un brevissimo esempio di nomi diversi per lo stesso termine è la festa di addio al nubilato:
in UK, Irlanda e Australia è conosciuta come “Hen Party”,
mentre in USA e Canada come “Bachelorette Party”.
Se ricevi un invito ad un wedding con la scritta D.C. BT. oppure la tua sposa desidera dare un ricevimento molto formale, con un glossario in italiano in  un pratico formato operativo come il .pdf puoi trovare velocemente il termine e ripassare immediatamente il dress code.
Per un organizzatore di matrimoni puo’ essere utile  e divertente conoscere e avere  tutti questi termini a portata  di mano per un pratico e veloce “ripasso”.
Come leggerlo?
Come un libro dall’inizio alla fine, oppure direttamente  dalla categoria desiderata sfogliando i singoli termini che lacompongono,o ancora, in caso di emergenza
come un vero vocabolario ricercarcando dall’indice il singolotermine di tuo interesse.

                   Un glossario-guida che ti sarà utile per sempre!

 
Ho scelto i termini dalle tre grandi categorie di servizi che ogni organizzatore di matrimoni incontra nel suo percorso professionale:
 
1) Abbigliamento sposo e sposa, dress code, accessori;
2 ) La cerimonia nuziale, i riti, gli allestimenti floreali, il corteo nuziale;
3) Il Ricevimento, la mise-en-place, i temi del matrimonio.
E’ un libro cartaceo?
 E’ un e-book  nel pratico formato .pdf , che ha il vantaggio di essere leggibile su qualsiasi sistema operativo.
Quanto Costa?
 
Il prezzo di questo e-book è volutamente inferiore al mercato degli e-book di formazione perchè il mio obbiettivo  è condividere la mia decennale esperienza di wedding planner con chi ama e sogna questa attività e con chi desidera formarsi ecrescere professionalmente.
In formato scaricabile con link permanente :  €4,90
Come fare per riceverlo?
 
Riceverai mail di avvenuta registrazione e ordine e riceverai direttamente nella tua casella mail il link permanente per scaricare l’e-book.
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Mariagrazia Tarantino
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Come organizzare i tavoli e stilare la lista ospiti del ricevimento

io sono wedding planner
Preparare la disposizione tavoli nella sala del ricevimento nuziale è un compito molto importante per un wedding planner.
Prima di tutto occorre procurarsi gli strumenti necessari per pianificare e progettare la disposizione dei tavoli e verificare la capienza della sala messa a disposizione dalla location .

  Strumenti:

– planimetria sala ricevimento;
– scheda tecnica  sopralluogo;
– calcolatrice;
-strumenti da disegno o software di p.m.

Verificare con la planimetria della sala, la capienza massima  effettiva per  tipologia di tavolo scelto,   tenendo conto che fra un tavolo e l’altro deve esserci una distanza minima di  200 cm. per permettere ai commensali di accomodarsi/alzarsi e al personale di servizio di circolare agevolmente  fra i tavoli.

Dimensioni e tipologie tavoli standard:

tavoli

 

Per ogni commensale occorre calcolare  uno spazio di 55/60 cm. in larghezza e di almeno 70 cm. come  movimento  verso l’esterno del tavolo.
Ad esempio  se un tavolo ha un diametro  di cm.180 potranno accomodarsi tranquillamente 8 persone fino ad un massimo di 9 se ad esempio c’è un bambino.
 Misure per il calcolo delle distanze fra commensali :
ingombro-persone
Due tavoli sempre diametro 180, con tutti e 16 i commensali occuperanno uno spazio in lunghezza pari a 700 cm ( 70+180+20+180+70).
 A questo punto si puo’ procedere con il disegno della disposizione dei tavoli da fornire agli sposi che procederanno con la compilazione della lsita dei tavoli.Per un servizio piu’ efficente è buona norma fornire ai propri sposi un template da compilare come quello che puoi trovare qui in formato immagine.Oltre al nome del commensale, nello spazio destinato ai nomi, gli sposi devono indicare anche eventuale allergia/intolleranza o nota particolare.
Buon lavoro!
Mariagrazia Tarantino
info@graceevent.net

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Il ricevimento di nozze (quasi) perfetto!

Quante meravigliose idee troviamo navigando in internet: stupende locations immerse nel nulla, temi stravaganti, menu’ ultra esotici , buffet infiniti e gente che balla fino all’alba…. che sogno!
Se fa sognare te immagina i tuoi sposi!
Sulla carta funziona tutto perfettamente poi al wedding day  coordinator c’ è ( quasi ) sempre una piccola parte di ospiti che si lamenta.
Se il buffet del welcome è  abbondante, per esempio, gli ospiti meno giovani non vedono l ‘ora di accomodarsi e “iniziare a mangiare” ( non capita anche a te di sentirli con il piattino stracolmo in mano chiedere in giro quando si inizia a mangiare?); se la cena è breve e priva di animazione, amici e colleghi sbuffano per la noia. Allora cosa proporre ai propri sposi per accontentare tutti?
Innanzitutto è possibile accontentare tutti, ma solo in parte, soprattutto nei matrimoni italiani dove durante lo stesso ricevimento si festeggia con parenti, nonne e bisnonne comprese, amici e colleghi e famiglie con bambini. Tutti hanno necessità, esigenze e desideri  diversi fra loro.
Molte volte mi viene chiesto se sia piu’ importante esaudire i desideri degli sposi oppure organizzare il ricevimento perfetto per gli invitati.
Le due aspettative non  devono essere in contrasto   ma vanno di pari passo. Gli sposi desiderano organizzare il matrimonio dei loro sogni e al contempo si aspettano  il meglio per i loro ospiti.
Spetta quindi a chi organizza il compito di creare un programma ad hoc, che esaudisca i desideri dei propri clienti e  tenga conto delle esigenze degli invitati.
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                              Ecco un paio di regole semplici ed efficaci.
Prima regola è stabilire sin da subito la tipologia degli invitati.
Questa è la parte piu’ difficile, soprattutto con le coppie giovani che tendono inizialmente a voler decidere in autonomia e che in seguito devono accontentare i desideri dei familiari piu’ stretti.

A questo punto consiglio di suddividere in percentuale la lista invitati in base all’età e “stato di famiglia”:
– % famiglie con bambini sotto i 9 anni;
– % pax over 70;
– % colleghi
– % amici in coppia o singles.
Tanto si sà che il wp è come il prete e il medico:  per noi vige il segreto professionale!;)
Create un menù che incontri le esigenze di tutti dai meno giovani agli amici  e un programma di intrattenimento che tenga occupati giovani e giovanissimi e liberi il prima possibile i meno giovani.

Seconda regola:
Se per incontrare le esigenze di tutti occorre sacrificare qualche desiderio degli sposi proponete in alternativa una seconda festa, come il wedding cake party, ad esempio, e mostrate loro la percentuale che avete stilato insieme per giustificare la scelta.

Se come spesso accade la percentuale dei parenti è di almeno il 50%  consiglio questo schema:

  • buffet welcome non oltre l’ora e mezza;
  • menu’ bambini fino ai 7/8 anni con animatrici ;
  •  cena placè con tavoli (senza segnaposto ma solo segnatavolo) con 3/4 portate;
  • buffet di dolci e frutta con ingresso ospiti giovani  (colleghi e amici non strettissimi);
  • wedding cake party;
  • consegna bomboniere;
  •  balli.

Dalla consegna bomboniere o comunque dopo il taglio torta gli invitati che lo desiderano si sentiranno liberi di rientrare, e la coppia di sposi potrà finalmente festeggiare con amici e colleghi.

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Mariagrazia Tarantino

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