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“E QUAL è IL VOSTRO BUDGET?”

Una wedding planner affermata lo sa: il budget è tra le prime questioni da mettere in chiaro. Infatti, senza un budget non è possibile neanche presentare un preventivo valido, elemento che più di tutti di solito assicura la portata a termine della consulenza.

Eppure, la richiesta del budget ai futuri sposi è tanto necessaria quanto scomoda, per questo è opportuno adottare alcune “strategie” in modo da riuscire a definirlo, senza però farlo sembrare il primo problema da risolvere.

Iniziate magari parlando di argomenti più piacevoli e “comodi”, come il tema, i colori, lo stile. Se ancora gli sposi fanno a fatica a fornire dettagli precisi, chiedete cosa non vogliono assolutamente, in modo da arrivare al punto quanto meno per esclusione!

Successivamente, la fatidica domanda: “E il budget”? Se entrambi danno una risposta precisa e convinta, perfetto! Ne hanno già discusso e hanno già deciso insieme. Se danno due risposte diverse e poco convinte, vuol dire che magari ne hanno parlato, senza però raggiungere un accordo. Se invece si guardano attorno confusi, è la prima volta che si pongono il problema!

Sia nel secondo che nel terzo caso, è importantissimo fare chiarezza, anche per evitare che siano in disaccordo tra loro e litighino. Spiegate innanzitutto come funziona il budget, in cui il 40% è dedicato alla location, e il restante 60% a tutto il resto, che comprende fiori, abiti, foto, accessori, grafica, ecc. In secondo luogo, fornite esempi pratici, così che comprendano concretamente quanto desiderano investire per le nozze.

A questo punto, dovrebbero essere in grado di fornire un tetto massimo, che sarà il vostro punto di partenza per la creazione del preventivo!

Come sempre, per ogni info aggiuntiva, scrivetemi!

Desirée – wedding planner

wedding@graceevent.net

Se siete una coppia che sta organizzando il proprio matrimonio, o delle aspiranti wedding planner in cerca di materiale e documenti validi per la pianificazione delle nozze, non potete perdervi i KIT MODULISTICA firmati #iosonoweddingplanner. Li trovate qui.

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MATRIMONIO A 4 ZAMPE: IDEE E CONSIGLI

Non è un caso che un famoso detto affermi “il cane è il migliore amico dell’uomo”. E indubbiamente ogni padrone non può che essere d’accordo! Per poco o nulla in cambio, sono in grado di donare l’amore più puro e incondizionato. Non ci fanno sentire mai soli, ci accettano per come siamo e riescono a migliorare anche le peggiori giornate.

Per questo e molto altro, non è così strano che si vogliano coinvolgere nel giorno più importante: il matrimonio! Vi sembra assurdo?? Eppure ci sono molteplici soluzioni per renderli coprotagonisti di un momento così speciale. Un esempio? La proposta! Legate il vostro messaggio al collare del cagnolino, e la vostra dolce metà non potrà dirgli (e dirvi 😉) di no!

 

Successivamente, potrebbero essere i modelli perfetti per le vostre partecipazioni, rendendole teneramente uniche e particolari.

Il giorno del matrimonio, possono essere resi partecipi dalla cerimonia al servizio fotografico, assicuratevi però che in tutte le location coinvolte sia possibile portarli! Previo un accurato addestramento, niente sarebbe meglio di vederli attraversare la navata come paggetti speciali, portando con sé le fedi dei loro adorati padroni, o per annunciare la sposa! Oppure, possono affiancare gli sposi per tutta la celebrazione, in funzione di cani d’onore o testimoni d’eccezione.

Nel caso in cui si decida di portarli al ricevimento, deve essere chiaro che non tutti i cani sono in grado di sostenere un’intera giornata fuori dall’ambiente domestico, circondati da un elevato numero di persone che non conoscono e che non è detto li apprezzino. Sarebbe quindi opportuno informarsi anticipatamente chiedendo a tutti gli invitati se hanno paura o sono allergici, e se la presenza del cane è irrinunciabile, avvisate per tempo!

 

Inoltre, averli accanto non è solo un piacere, ma anche e soprattutto un grande impegno! Essi non sono autonomi, e appunto perché si trovano in un luogo poco familiare, deve esserci sempre qualcuno che li accudisca, li nutra e si assicuri che facciano i loro bisogni, senza però danneggiare la struttura. Se sposi e invitati hanno già troppi pensieri, l’ideale sarebbe di rivolgersi a un dog sitter specializzato, da far conoscere all’animale precedentemente, in modo che sia già abituato ad ascoltarlo e seguirlo.

Come per i bambini, è opportuno che abbiano uno spazio tutto per loro, meglio se all’aperto, allestito con tutti gli “strumenti” necessari perché anche per loro sia una splendida giornata, e non solo un incredibile stress! La ciotola per l’acqua e per il cibo, cibo a sufficienza per la giornata, salviette umidificate, traversine per i bisogni, giochi per tenerli occupati e una museruola in caso di emergenza.

E infine, tanto tantissimo amore, che saranno pronti a ricambiare!

Da fiera padrona di un dolcissimo beagle, sarò lieta di rispondere a tutte le vostre domande, quindi scrivetemi!

Desirée – wedding planner

wedding@graceevent.net

 

 

Fonte immagini: Pinterest

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IL BOOK FORNITORI

Uno degli strumenti principali per un wedding planner è il book fornitori, che consiste in un “catalogo” personalizzato contenente la lista di tutti i fornitori di fiducia da suggerire agli sposi per l’organizzazione del loro matrimonio.

La composizione del book fornitori avviene nel momento in cui, aperta la propria attività, si sono riusciti a definire stile, tipologia di servizi da proporre e target di clienti ai quali ci si vuole rivolgere. Una volta stabiliti questi punti si parte con la ricerca, che può avvenire tramite diversi mezzi, come internet, passa parola o le fiere di settore.

I fornitori “standard” sono di solito location, fotografi e video operatori, atelier per abiti da sposa e da sposo, fioristi, grafici, musicisti, pasticcerie o cake designer, catering e baqueting. Il book dovrà essere suddiviso a seconda di queste categorie, e per ogni categoria è consigliabile inserire tre fornitori, abbastanza diversi tra loro così da poter offrire una più ampia possibilità di scelta.

La selezione dei fornitori deve avvenire secondo quattro punti fondamentali:

  1. Stile
  2. Budget
  3. Feeling
  4. Modalità di lavoro

Ognuno di questi punti è meglio che sia accertato e verificato tramite un incontro conoscitivo, soprattutto se la loro sede è nelle vicinanze!

Qualora si desideri rendere ufficiale la propria collaborazione, potrete ispirarvi all’esempio di contratto per fornitori e collaboratori, contenuto negli utili e pratici kit modulistica firmati #iosonoweddingplanner! Li trovate qui 😉

Per dubbi o info aggiuntive, non esitate a contattarmi!

Desirée – wedding planner

wedding@graceevent.net

 

 

Fonte immagini: Pinterest

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La differenza tra catering e banqueting

Catering o banqueting? È questo il dilemma! Ma come risolverlo?

Ebbene, prima di tutto è importante comprendere di cosa si stia effettivamente parlando. La decisione tra catering e banqueting si presenta nel momento in cui, scegliendo una struttura per il ricevimento, essa non dispone di ristorazione o cucina interna. Solitamente si tratta di castelli, ville o dimore antiche, in quanto, al momento della loro costruzione, non era previsto che diventassero  location per matrimoni!

Pertanto ci si deve affidare a uno dei due servizi, che, sebbene siano spesso intesi come sinonimi, presentano delle rilevanti differenze. Catering deriva dall’inglese “to cater”, letteralmente provvedere al cibo. Ciò significa che il catering si occupa generalmente della semplice fornitura di bevande e cibo già precotto.

Banqueting, da “to banque”, significa invece banchettare. Non si tratta quindi solo delle portate, bensì di tutto ciò che riguarda il ricevimento, compresi gli allestimenti e il servizio di sala. I piatti vengono inoltre preparati e serviti sul posto, con attrezzatura fornita dall’azienda stessa. C’è però da tenere conto che un numero di prestazioni maggiore equivale anche a un prezzo maggiore, fondamentale da considerare nel momento in cui si deve rispettare un determinato budget.

Quindi cosa scegliere? In primo luogo, considerate i servizi e le attrezzature già forniti dalla location, come allestimenti, tavoli, tovagliato, cucina attrezzata, ecc. In secondo luogo, assicuratevi che l’azienda a cui vi state rivolgendo sopperisca a tutto ciò che invece manca, trovando quindi il giusto punto in comune.

Terzo, portate con voi la scheda catering firmata #iosonoweddingplanner! La trovate qui, nei pratici kit modulistica, contenenti materiale e documenti validi per la pianificazione delle nozze 😉

Non perdeteveli!

Desirée – wedding planner

wedding@graceevent.net

 

 

Fonte immagini: Pinterest

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IL BOUQUET DA SPOSA

“Siamo fatti della stessa sostanza di cui sono fatti i sogni.”

 (William Shakespeare)

Sono una  Wedding  Planner.

Amo sognare e far sognare.

Amo la bellezza e la cura del dettaglio.

Mi aggiorno continuamente sui mood di tendenza del mondo del wedding in generale, novità, stili, tendenze, usanze, tradizioni e riti che l’accompagnano da migliaia di anni, nella storia di ieri, oggi e domani.

Ho l’ ufficio delle mie creazioni dove metto ingegno e passione. Seleziono i migliori fornitori ed infine realizzo i sogni degli sposi.

Vi parlerò di un accessorio molto personale e unico che fino a poche ore prima era un semplice bouquet di fiori. Tanti cercheranno di imitarlo, ma mai sarà uguale, perché il florist che ha creato quel bouquet per quella sposa, è come lo stilista che le ha confezionato l’abito su misura.

Numerosi sono i fattori da considerare per creare un bouquet da sposa: lo stile del matrimonio, la personalità, l’acconciatura, l’abito, l’altezza. Per creare un bel bouquet, è importante una buona tecnica di lavorazione, fiori di ottima qualità trattati con cura, ma soprattutto che abbiano assorbito acqua con elementi nutritivi e conservanti.

 

Lo  stile ideale del bouquet è difficile da stabilire, io mi affido ai mood del momento. C’è un grande ritorno allo stile naturale, al greenery che amo, romantico, vintage oppure alla belle époque e al glamour. Fiori e verde fanno capolino nei più svariati bouquet creando effetti cromatici mozzafiato.

 

Vi saluto ricordandovi che l’accessorio di cui vi ho appena parlato non è affatto scontato e non conosce limiti riguardo a fantasia e raffinatezza.

Mi raccomando, fate una scelta di gusto e creatività, due miei splendidi alleati.

Eliana Concas – wedding planner

Website: lamaisondumariage.wixsite.com/elianaconcas

Facebook: La MaisonduMariage Eventi

Instagram: eliana_concas

 

 

 

 

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Mettersi in gioco

Guardando un film di una delle mie attrici preferite notai un lavoro bellissimo… ‘Prima o poi mi sposo’ con Jennifer Lopez, dove interpretava il ruolo di Wedding Planner. Scoprii così questa professione, che diciassette anni fa era quasi totalmente sconosciuta in Italia. Oggi si può dire che sia abbastanza presente nel mercato del Wedding, ma non è ancora molto chiara come figura professionale.

Tre anni fa decisi di licenziarmi da un posto di lavoro abbastanza sicuro economicamente e mi misi in gioco aspirando a diventare ciò che era Jennifer Lopez nel film. Frequentai un corso per Wedding Planner, cominciai a investire nella mia preparazione frequentando seminari e studiando su libri di professionisti del settore. Eh già, perché questo lavoro richiede un continuo studio, bisogna sempre mantenersi aggiornati non solo sulle tendenze della moda, ma anche del mercato e delle strategie di marketing.

A distanza di tre anni mi sento ancora un’aspirante Wedding Planner, ho tante energie e tanta voglia di fare, nonostante il posto in cui vivo non dia molto spazio a questa professione. Ma non mollo, sono una persona testarda e caparbia,  nonostante le difficoltà che ho incontrato e che ancora oggi sono presenti, persevererò nella mia passione. Questa volta vi ho voluto ‘annoiare’ raccontandovi brevemente come mi sia balenato in testa di diventare una Wedding Planner, la prossima volta vi racconterò chi sono oggi.

Monica Coppolino – wedding planner

monicacoppolino@hotmail.it

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Io sono wedding planner

Io sono weding planner” Mariagrazia Tarantino

Gli strumenti professionali misurano la preparazione  e la bravura di un consulente. Andreste mai da un commercialista che scrive ancora la prima nota a mano? Eppure nella nostra professione, così altamente precisa, innovativa, tecnica, non si sente mai parlare di schede tecniche, contratti….questi sconosciuti. Ogni giorno dal 2008, quando ho iniziato questa mia adorata attività, ricevo almeno una mail di richiesta di timeline, scheda fornitori o di contratto. Mi si chiede sempre: “Cosa faccio firmare ai miei clienti? ”

Le schede tecniche sono importantissime per la pianificazione, per la preventivazione e la gestione dell’evento.

Non si puo’ svolgere questa professione senza. Il wedding planner pianifica.

Vediamo quali sono queste schede, partendo da quelle  principali e indispensabili:

  1. Gestione location
  2. Gestione e creazione Budget
  3.  Timeline dell’evento
  4. Disposizione tavoli ricevimento
  5. Scelta menù
  6. Contratto cliente nozze
  7. Contratto fornitori
  8. Tabella pagamento fornitori

1 Gestione Location

quando si  ricerca una location  questa scheda puo’ essere utile per segnare tutto ciò che si deve sapere e quindi chiedere al gestore/proprietario. Dal parcheggio al riscaldamento; dalle sale alle toilettes.

2 Creare e gestire il budget

Hai presentato un ottimo progetto di Nozze con un budget perfetto ed ora devi gestire il budget preventivo e consuntivo per non commettere errori.

3 Timeline dell’evento

Ne abbiamo parlato anche nel post dedicato alla Timeline, è lo strumento indispensabile per la gestione del wedding day coordinator perchè ti permette di pianificare ora dopo ora le attività dei fornitori, del tuo staff e degli sposi.

4 Disposizione tavoli ricevimento

Con questo schema il wedding planner fa innamorare sempre la sposa perchè l’aiuta nel compito più gravoso: la creazione dei tavoli degli ospiti!

5  Scelta menù

Questa schede ti permette di proporre agli sposi varianti di menù e comparare le portate;

6  Contratto di nozze

Avere almeno una bozza, una linea guida da seguire per stilare il mandato di organizzazione delle Nozze è indispensabile se non si vuole perdere il Cliente, dopo tanta pazienza!

Deve contenere i vostri dati, quelli di almeno uno degli sposi e nel dettaglio tutti i servizi di cui vi occuperete. Termini e condizioni di pagamento e di recesso. Privacy per la gestione dei contatti e dei dati sensibili.

7  Contratto fornitori

Questa schede è utilizzata soprattutto dalle agenzie di intemediazione, piu che dai wedding planner consulenti, in quanto i primi delegano ai professionisti tutte le mansioni e i servizi utili alla realizzazione del matrimonio. Si puo’ utilizzare nel caso si voglia dare mandato ad un fornitore per l’esecuzione di una attività eseguita per proprio conto.

8 – Pagamento fornitori

Con questa scheda potete aiutare gli sposi nela gestione dei pagamenti ai fornitori, tenendo nota di totale fattura, acconti e saldo.

Per Io sono wedding planner, la sezione  graceevent world, dedicata alla formazione di wedding planner, ho ideato 2 KIT modulistica suddivisi in:

Kit modulistica 1 con schede tecniche

Kit modulistica 2 con contrattualistica.

In questo modo puoi ricevere la tipologia di strumenti di cui necessiti. Potrai personalizzare e modificare le schede e i contratti adattandoli alla tua specifica attività.

Puoi avere entrambi i kit ad un prezzo specialissimo!

Utilizza queste schede per progettare e pianificare i tuoi matrimoni, partendo dal primo. Il mio consiglio è di utilizzarle anche prima, come test e formazione.

Per ogni ulteriore informazione non esitare a scrivere a:

info@graceevent.net. Buon lavoro!

Mariagrazia Tarantino

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Le attitudini e i requisiti del wedding planner



Se il titolo di questo post ha attirato la tua attenzione significa che stai pensando di intraprendere l’attività del wedding planner e desideri capire se hai le competenze giuste e le attitudini personali adatte.

In realtà l’elenco schematico che ti riporto di seguito si riferisce al “minimo sindacabile” richiesto e assolutamente indispensabile. Utilizza questo schema per scegliere il corso di formazione più adatto a te ( un buon corso base deve toccare almeno tutti questi punti nel programma ) partendo da ciò che ti manca o vuoi approfondire in ordine di importanza.

Da qualche anno, fortunatamente sono nati anche i corsi di formazione certificati che ti consentono di iscriverti ad un elenco professionale di categoria.

Infine prima di lasciarti alla lettura dell’elenco mi permetto di suggerirti di prestare la massima attenzione nella scelta della formazione: il wedding planner è un imprenditore e professionista. Affronta il percorso di crescita con questa idea: un professionista serio e preparato non si improvvisa mai e continua a informarsi per essere sempre pronto e concorrenziale. Non risparmiare sulla formazione a meno che tu non abbia voglia di buttare via tempo e denaro per poi dare colpa ad una categoria, che lavora sodo, senza sosta e che, come leggerai, ha un elenco smisurato di competenze e attitudini.

Conoscenze e competenze professionali generali:

  • Amministrazione, contabilità e procedure di avviamento attività;
  • Gestione attività amministrativa e commerciale;
  • Burocrazia ed aspetti legali di contrattualistica dell’attività;
  • Comunicazione aziendale; Web marketing, regole base per promuovere la propria azienda;
  • Tecniche di vendita e tecniche di relazione con il cliente;
  • PNL cenni generali di Programmazione Neuro Linguistica;
  • Gestione della  Legge sulla Privacy aziendale con obblighi applicabili alla PMI;
  • Titolo di studio minimo: diploma di scuola superiore; 

Conoscenze e competenze professionali specifiche:

  • Contrattualistica e burocrazia del Matrimonio in Italia;
  • Riti civili e religiosi Italiani;
  • Il matrimonio figurativo;
  • Galateo del Matrimonio;
  • Pianificazione della logistica del Matrimonio e project management;
  • Trasporto: auto sposi e trasporto osptiti a noleggio su strada, natante, aereo;
  • Gestione ricevimento ospiti in strutture alberghiere;
  • Progettazione  lay-out e display scenografico dell’evento;
  • Regia dell’evento;
  • Coordinamento dell’allestimento e competenze del wedding designer;
  • Banqueting e Catering, gestione e progettazione;
  • Floral design: conoscenza della stagionalità, valore commerciale e applicazione;
  • Musica per l’evento del matrimonio: conoscenza tipologia musiche per cerimonia e ricevimento;
  • Fotografia nell’evento matrimonio: tipologie, contrattualistica, tipi di album, video;
  • Image Consulting: immagine e comunicazione, regole principali dell’abbigliamento e trucco ;
  • Tessile, cenni generali sui tessuti più usati nell’evento matrimonio;
  • Lighting Design: cenni sull’utilizzo dei supporti di illuminazione per evento matrimonio;
  • Destination Wedding: sviluppi e tendenze dei matrimoni di italiani all’estero e di stranieri in Italia;
  • Wedding day Coordinator: gestione risorse umane, collaboratori, timing;
  • Gestione servizi accessori: animazione bambini, wedding dog sitter,… 

Attitudini e conoscenze  personali:

  •  Capacità di comunicazione verbale;
  •  Comprensione e attitudine ad entrare in sintonia con il cliente;
  •  Capacità di gestione del team;
  •  Problem solving;
  •  Desiderio di crescita professionale costante;
  • Pianificazione e gestione dell’evento;
  • Creatività  applicata;
  • Capacità di gestire la propria immagine personale;
  • Etiquette, business etiquette e netiquette;
  • Gestione dello stress personale e del cliente; 

Tenuto conto che tutto quanto sopra descritto si riferisce ad un elenco minimo dei requisiti professionali richiesti ritengo che, la professione del Wedding Planner, che ho l’onore di esercitare, sia una delle piu’ complesse dal punto di vista formativo e personale.

La complessità non è però sinonimo di impossibilità; ciò che rende effettivamente possibile e completa questa figura sostanzialmente e:

– costante e  specifica formazione professionale;

– desiderio di  crescere e migliorare;

– entusiasmo;

– positività;

– umiltà.

Per la formazione la parola d’ordine è  INIZIA : un corso base, un approfondimento tematico sul matrimonio, dai tessuti, dai fiori, dalla fotografia…inizia a formarti  e rifletti sulle tue attitudini personali, migliorando  le tue capacità naturali e limando i difetti.

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Ti auguro buona formazione e buon lavoro!

Mariagrazia Tarantino

wedding planner