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Il primo incontro con gli sposi per il wp

Un momento delicato e importante per questa attività professionale è il primo incontro con gli sposi.

Già dal primo contatto, generalmente  telefonico o via email, si stabilisce una particolare empatia tra consulente e potenziale cliente. Un professionista serio e preparato innanzitutto risponde alle chiamate in orari di ufficio e richiama prontamente se contattato in orari serali, generalmente più congeniali alle coppie di sposi. Via email è opportuno rispondere entro le 24 ore se non si è impegnati in un evento, in quel caso, meglio prevedere un autoresponder che indichi l’impossibilità alla pronta risposta e garantisca la propria attenzione non appena possibile.

Non rischiare dunque di perdere il contatto lasciandolo a qualcuno piu’ organizzato di te, pronto a rispondere e rendersi disponibile.Il motivo principe per cui gli sposi ti stanno cercando è perchè  desiderano risparmiare  tempo!

 Come rispondere al primo contatto

Il primo contatto, soprattutto se via email, deve corrispondere alla propria immagine professionale  ( nella grafica ) alla mission ( gentilezza, professionalità, disponibilità) e trasmettere le  risposte con ordine e precisione.

Se, come spero,  non hai scelto  operativamente   di inviare i preventivi via mail dichiara la tua disponibilità a fissare un appuntamento ( gratuito o a pagamento lo ha già stabilito creando il piano aziendale).

Come preparare e  gestire l’appuntamento

Personalmente mi è sempre  risultato  molto utile preparare una “scheda sposi” cartacea o in file di scrittura per il tablet o il  pc, contenente:

  •  nome e cognome sposo sposa;
  •  email  di riferimento e cellulare sposi;
  •  data  indicativa o fissata delle nozze;
  •  luogo preferito o fissato delle nozze;
  •  tipo di cerimonia ( religiosa, civile, simbolica..);
  • tipo location preferita o  nome e località di location prenotata ;
  • Chiesa preferita o prescelta;
  • Comune di residenza attuale e dopo le nozze;
  • Numero indicativo invitati;
  • Colore preferito sposa e sposo;
  • Ricordo, sport, musica, avvenimento in comune;
  • Fiore preferito sposa;
  • Check-list  con principali servizi del matrimonio da spuntare nel caso in cui gli sposi abbiano già scelto un  particolare fornitore;( abito sposa, fotografo, fiorista, bomboniere, partecipazioni, fedi,make-up, viaggio di nozze…);
  •  Seguono una serie di domande da porre evitando di leggere quelle relative ai servizi già selezionati dagli sposi:   
    1. Quale tipologia di menù vorreste offrire ai vostri osptiti?  
    2. – Quale tipo di musica, cantante o canzone vi accomuna?
    3. – Preferite l’album tradizionale o il fotoalbum?
    4. ……

Non  scrivo tutte le domande  per motivi di spazio e perchè per qualcuno possono essere scontate, ma se desideri  scrivere le domande da porre ti consiglio di mettere in ordine di importanza tutti i servizi e poniti questa domanda: ” Quale elemento o caratteristica di questo servizio deve rispondere ai gusti ed esigenze degli sposi?”

Consiglio di  tenere anche a  portata di mano il Book Fornitori già preparato per far visionare agli sposi i campioni o le immagini dei servizi proposti .

L’obbiettivo di queste domande è:

– mettere a proprio agio gli sposi facendoli  sentire gli artefici esclusivi delle loro nozze;

– conoscerli, scoprire i loro desideri, e le loro aspettative;

– arrivare alla domanda finale riguardante il budget.

Per questo primo incontro è essenziale  terminare l’appuntamento con un budget di riferimento degli sposi.

Senza un budget indicativo non si puo’ preparare un preventivo od una bozza di progetto ad hoc, sarebbe come proporre un’auto di lusso a chi vuole acquistare una utilitaria o l’esatto contrario!

Se hai fissato un primo appuntamento che prevede un Fee  e dovrai   offrire delle soluzioni immediate rientrando nel budget di riferimento, la domanda andrà posta fra le prime cinque ( e almeno dopo la seconda ) .

Come chiedere il Budget 

Che venga posta  all’inizio o alla fine è sempre la domanda piu’ difficile da gestire per diversi motivi. 

Come evitare imbarazzi, silenzi o risposte poco sincere?

 ” Bene, adesso per procedere con la creazione di un progetto personalizzato ho bisogno di consocere il vostro  budget massimo che avete scelto di  investire nel  matrimonio”

La domanda deve essere indiretta ma chiara e posta con la massima serenità.

A questo punto otterrai diverse reazioni da parte degli sposi: alcuni si guarderanno prima negli occhi con stupore ( non ci avevano pensato ) , altri con sguardo d’intesa ( si stanno domandando sepotersi aprire o meno con te ) altri ancora ti risponderanno direttamente con altrettanta serenità. Adegua quindi la tua trattativa in base allo stato d’animo degli sposi ma senza lasciarti influenzare dalla loro insicurezza; devi essere assolutamente certo e convinto che senza un importo di riferimento non li aiuterai assolutamente.

Se gli sposi sono giovani, sei la prima wedding o non se la sentono ancora di esprimersi, devi essere tu a fargli visualizzare il progetto e monetizzare i servizi.

 Partiamo da un esempio pratico:

– gli sposi amano l’agriturismo e pensano ad un centinaio di invitati ( questo lo sai dalle risposte ottenute in precedenza nella scheda sposi ). La media di un menu’ in agriturismo è dai 60 ai 90 euro e il budget massimo da investire per la location non deve superare il 40% del totale.

Spiegando questo semplice meccanismo, anche la copia  arriverà  ad un valore che commenterà avvalorandolo o variandolo in base alle necesità personali.

A questo punto puoi concludere l’appuntamento rifissando quello successivo per la presentazione del preventivo o della bozza di progetto.

La difficoltà principale come avrai capito è nella gestione “umana” dell’ appuntamento,nella capacità di entrare in sintonia, di ascoltare ed elaborare le soluzioni migliori.

Tecniche di vendita, PNL, e ascolto sempre e comunque!

 

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About me

Wedding planner, event creator e creative director. Da modellista a imprenditrice nell'abbigliamento. Da organizzatore a creatore di eventi. Questa sono io Mariagrazia Tarantino, grace.

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