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Come organizzare i tavoli e stilare la lista ospiti del ricevimento

io sono wedding planner
Preparare la disposizione tavoli nella sala del ricevimento nuziale è un compito molto importante per un wedding planner.
Prima di tutto occorre procurarsi gli strumenti necessari per pianificare e progettare la disposizione dei tavoli e verificare la capienza della sala messa a disposizione dalla location .

  Strumenti:

– planimetria sala ricevimento;
– scheda tecnica  sopralluogo;
– calcolatrice;
-strumenti da disegno o software di p.m.

Verificare con la planimetria della sala, la capienza massima  effettiva per  tipologia di tavolo scelto,   tenendo conto che fra un tavolo e l’altro deve esserci una distanza minima di  200 cm. per permettere ai commensali di accomodarsi/alzarsi e al personale di servizio di circolare agevolmente  fra i tavoli.

Dimensioni e tipologie tavoli standard:

tavoli

 

Per ogni commensale occorre calcolare  uno spazio di 55/60 cm. in larghezza e di almeno 70 cm. come  movimento  verso l’esterno del tavolo.
Ad esempio  se un tavolo ha un diametro  di cm.180 potranno accomodarsi tranquillamente 8 persone fino ad un massimo di 9 se ad esempio c’è un bambino.
 Misure per il calcolo delle distanze fra commensali :
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Due tavoli sempre diametro 180, con tutti e 16 i commensali occuperanno uno spazio in lunghezza pari a 700 cm ( 70+180+20+180+70).
 A questo punto si puo’ procedere con il disegno della disposizione dei tavoli da fornire agli sposi che procederanno con la compilazione della lsita dei tavoli.Per un servizio piu’ efficente è buona norma fornire ai propri sposi un template da compilare come quello che puoi trovare qui in formato immagine.Oltre al nome del commensale, nello spazio destinato ai nomi, gli sposi devono indicare anche eventuale allergia/intolleranza o nota particolare.
Buon lavoro!
Mariagrazia Tarantino
info@graceevent.net

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Matrimonio dal sapore orientale

In Giappone sia la sposa che lo sposo indossano i tradizionali kimono da cerimonia e, secondo una tradizione del 14° secolo, la oironaoshi, si cambiano ben quattro volte. Ciò sta a simboleggiare la propensione della sposa a ripetere la quotidianità. Ella indosserà all’inizio della cerimonia lo shiro-muku, un capo bianco sotto al kimono  simboleggiante la purezza    e poi cambierà colori fino al rosso, infatti in Giappone ritengono che il colore rosso allontani gli spiriti maligni ed è simbolo di   felicità coniugale.

Allestimenti per taglio torta, candy station

Laura e Vittorio,  i miei sposi entrambi occidentali, ma con una forte passione per la cultura orientale, per poter seguire la tradizione dell’oironaoshi ho proposto un wedding day  con cambi di colore nelle scenografie e nella stationery. Partendo dal total white per la cerimonia religiosa e terminando con il total red per il taglio torta.

Partecipazione pocket nero opaco con inserti rosso, logogrammi  giapponesi e una bacchetta da sushi nero lucido come pic di chiusura. L’altra bacchetta chiude la box del cadeau consegnato al termine del ricevimento.

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L’allestimento floreale in Chiesa ( la Basilica di San Lorenzo in Milano) come il bouquet sposa è total white con calle in stile vegetativo creato dal floral designer Rudy Casati. Il contrasto fra il candore della zantedeschia  con lo stile tardo romanico della chiesa è molto emozionante!

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Gli ospiti arrivati alla location con un mezzo bus messo loro a disposizione dagli sposi, sono accolti nelle sale del castello di Macconago da una melodìa dolcissima suonata con arpa, violino e violoncello.

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Ad indicare i posti al tavolo, un tableau di canna di bambù, sassi di fiume e lanterne di cera ( graceevent world )

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Il secondo colore l’ arancio, avvolge anche i tovaglioli neri della mise en place. Menù lanterna con i nomi  delle principali città nipponiche, mèta dl viaggio dei neo sposi. Centrotavola floreale con piccole calle bianche e arancio.

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Buffet orientale con influenze giapponesi, indiane e tailandesi lascia tutti letteralmente senza fiato….grazie alla preparazione e al servizio impeccabile di Catering Grasch.

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Dopo le portate principali ecco comparire una graziosissima Geisha, avvolta in kimono rosso e che su di un tatami scuro circondato da cuscini rossi e arancio,  inzia il rituale della Cerimonia del thè .

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Il thè matcha  mi ha particolarmente inspirato e ho deciso di chiedere all’artigiano dei confetti di creare una delizia con questa foglia particolare.Per la presentazione del buffet di dolci e confetti l’ allestimento è in total red, dal runner alle composizioni floreali.

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La candy station è stata distribuita su tutti i tavolini da appoggio dislocati nelle varie salette del castello. In questo modo gli ospiti hanno potuto godere degli angoli relax della location degustando dolci al cucchiaio e confetti di ottima qualità.

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Per finire, la wedding cake alta 2 metri è stata realizzata su mio disegno e progetto dalla bravissima cake designer Emilia La Volpe: red velvet con crema limone e interno di lamponi interi. Rami di  fiori di pesco in zucchero collegano ogni piano della cake appoggiato su  una lanterna .

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Un progetto ben riuscito è la somma di ogni singolo elemento studiato e realizzato con cura e attenzione per trasmettere emozione.

Questa è la mia mission.

Questo è graceevent world.

Mariagrazia Tarantino

 

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Il fiore della gioia e della speranza: il crisantemo

L’ unico crisantemo utilizzato nei matrimoni è il verde Yoko Ono e il nuovissimo Green trick e mi sono chiesta perchè.

I crisantemi sono considerati portatori di bene, gioia e prosperità in tutto il mondo, mentre in Italia vengono associati al lutto e ai contesti tristi. Questo dipende dal fatto che la festa dei morti avviene in concomitanza con la fioritura dei crisantemi e per questo i fiori sono sempre stati correlati a contesti molto tristi. Il crisantemo(il cui nome in greco significa “fiore d’oro”) sboccia in autunno quando la Natura si addormenta, cadono le foglie, come un simbolo di continuità e di speranza.

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Ricordiamoci che in Oriente  i crisantemi  hanno un valore  estremamente positivo e vengono utilizzati per matrimoni, comunioni e addirittura compleanni.

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Perchè non utilizzarli anche per allestire feste e  cerimonie in questo periodo dell anno, senza scomodare rose e tulipani fuori stagione?

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Winter Wedding : organizzare il matrimonio invernale

Il matrimonio invernale dal punto di vista dell’ organizzatore immaginando  alcune possibili idee creative e soprattutto analizzando le criticità.
Le soluzioni creative di design  e gli effetti  emozionali positivi di un winter wedding sono infiniti;  quelli più tangibili sono sicuramente il romanticismo, la sensazione  di “calore familiare”, l’atmosfera natalizia e i panorami mozzafiato delle montagne.
Per creare una parentesi romantica e indimenticabile  in un matrimonio invernale basta davvero poco.

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Ad esempio se hai la certezza di trovare  la neve, si puo’ organizzare un lancio del bouquet in esterno: le ragazze rigorosamente in scarponcinicome la sposa,  si allineeranno nella neve in attesa del fatidico bouquet.
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 Il plaid in pile è il cadeau de mariage piu’ gradito ed efficace durante un  ricevimento invernale,
con i monogrammi ricamati o stampati, bianchi,  colorati a tema o full colors, ottengono sempre un grande successo!
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Le decorazioni a tema natalizio nel tradizionale rosso o nel piu’ glamour blu riscaldano l’atmosfera con un sapore familiare unico.I temi spaziano dal piu easy eco-chic al piu’ ricercato silver, gold o total white.
Durante l’organizzazione del matrimonio oltre l’aspetto creativo si deve curare soprattutto la parte logistica, prevedere le criticità e trovare soluzioni.
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Partendo  dalla location (scelta piu’ importante  al fine della riuscita dell’evento),
le criticità da controllare  in questo particolare periodo dell’anno, sono sostanzialmente 3:

1) posizione di facile raggiungimento in auto o con mezzi a noleggio (come i  bus per gli invitati);
2) quantità  locali e sale  interne  per ospitare i tre momenti principali del ricevimento quali, welcome a buffet, cena placè e taglio torta;
3) riscaldamento adeguato.

Una location in montagna o in alta collina con la neve è senza dubbio suggestiva , ma deve essere facilmente raggiunta anche da chi non possiede un fuoristrada e da chi non guida abitualmente sui tornanti,  con  pericolo di ghiacchio e gelo o con l’oscurità del pomeriggio.

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E’ buona norma inserire  all’interno della partecipazione gli hotel migliori in prossimità della location con riferimenti e contatti.

Cerimonia e Ricevimento devono essere svolte a breve distanza l’una dall’altra, meglio se nella stessa location.

In ogni caso per il ricevimento la struttura deve disporre di tre zone distinte per ricevere gli invitati, che a differenza delle altre stagioni, non hanno la possibilità di utilizzare a lungo gli spazi esterni:

– Welcome a buffet con un maggiore numero di sedute rispetto l’ordinario 30-50%;
– Zona Placè con area dedicata ai musicisti e al ballo;
– Taglio torta.

Accertarsi con la proprietà che il sistema di riscaldamento presente sia  sufficiente a riscaldare in modo adeguato  le sale del ricevimento con una temperatura interna costante e senza troppi sbalzi.

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Molte location si avvalgono di un riscaldamento  autonomo supportato da camini e stufe sparse per le sale, e riscaldatori elettrici in prossimità delle uscite.

E’ importante ricordarsi che per un ospite seduto la percezione del calore , soprattutto all’inizio della cena, è inferiore rispetto alla realtà.

Oggi abbiamo visto solo le principali criticità dell’evento e un paio di idee utili.
Se desideri approfondire l’argomento e ricevere consigli sull’organzizazione di un matrimonio in termini professionali  o desideri ricevere consigli specifici per le tue Nozze scegli  la mia soluzione di consulenza THE IDEA!  o !TOGETHER.
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* Le immagini sono tratte dal web .

Adesso tocca a te,
Have a nice wedding winter!

Mariagrazia Tarantino

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Il ricevimento di nozze (quasi) perfetto!

Quante meravigliose idee troviamo navigando in internet: stupende locations immerse nel nulla, temi stravaganti, menu’ ultra esotici , buffet infiniti e gente che balla fino all’alba…. che sogno!
Se fa sognare te immagina i tuoi sposi!
Sulla carta funziona tutto perfettamente poi al wedding day  coordinator c’ è ( quasi ) sempre una piccola parte di ospiti che si lamenta.
Se il buffet del welcome è  abbondante, per esempio, gli ospiti meno giovani non vedono l ‘ora di accomodarsi e “iniziare a mangiare” ( non capita anche a te di sentirli con il piattino stracolmo in mano chiedere in giro quando si inizia a mangiare?); se la cena è breve e priva di animazione, amici e colleghi sbuffano per la noia. Allora cosa proporre ai propri sposi per accontentare tutti?
Innanzitutto è possibile accontentare tutti, ma solo in parte, soprattutto nei matrimoni italiani dove durante lo stesso ricevimento si festeggia con parenti, nonne e bisnonne comprese, amici e colleghi e famiglie con bambini. Tutti hanno necessità, esigenze e desideri  diversi fra loro.
Molte volte mi viene chiesto se sia piu’ importante esaudire i desideri degli sposi oppure organizzare il ricevimento perfetto per gli invitati.
Le due aspettative non  devono essere in contrasto   ma vanno di pari passo. Gli sposi desiderano organizzare il matrimonio dei loro sogni e al contempo si aspettano  il meglio per i loro ospiti.
Spetta quindi a chi organizza il compito di creare un programma ad hoc, che esaudisca i desideri dei propri clienti e  tenga conto delle esigenze degli invitati.
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                              Ecco un paio di regole semplici ed efficaci.
Prima regola è stabilire sin da subito la tipologia degli invitati.
Questa è la parte piu’ difficile, soprattutto con le coppie giovani che tendono inizialmente a voler decidere in autonomia e che in seguito devono accontentare i desideri dei familiari piu’ stretti.

A questo punto consiglio di suddividere in percentuale la lista invitati in base all’età e “stato di famiglia”:
– % famiglie con bambini sotto i 9 anni;
– % pax over 70;
– % colleghi
– % amici in coppia o singles.
Tanto si sà che il wp è come il prete e il medico:  per noi vige il segreto professionale!;)
Create un menù che incontri le esigenze di tutti dai meno giovani agli amici  e un programma di intrattenimento che tenga occupati giovani e giovanissimi e liberi il prima possibile i meno giovani.

Seconda regola:
Se per incontrare le esigenze di tutti occorre sacrificare qualche desiderio degli sposi proponete in alternativa una seconda festa, come il wedding cake party, ad esempio, e mostrate loro la percentuale che avete stilato insieme per giustificare la scelta.

Se come spesso accade la percentuale dei parenti è di almeno il 50%  consiglio questo schema:

  • buffet welcome non oltre l’ora e mezza;
  • menu’ bambini fino ai 7/8 anni con animatrici ;
  •  cena placè con tavoli (senza segnaposto ma solo segnatavolo) con 3/4 portate;
  • buffet di dolci e frutta con ingresso ospiti giovani  (colleghi e amici non strettissimi);
  • wedding cake party;
  • consegna bomboniere;
  •  balli.

Dalla consegna bomboniere o comunque dopo il taglio torta gli invitati che lo desiderano si sentiranno liberi di rientrare, e la coppia di sposi potrà finalmente festeggiare con amici e colleghi.

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Per ogni informazione su corsi e strumenti di informazione per wedding planner scrivimi a:

info@graceevent.net.

Mariagrazia Tarantino

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Sorprendi con un bouquet vegetale

Nei ciuffi smeraldo, fiorisce il rosso, poi, l’azzurro e il bianco; come zaffiro, perla e splendido ricamo.    William Shakespear

Si può sognare un bouquet romantico con phalenopsis, gypsophila, gelsomino, rose, nastri e strass…e si può sognare un bouquet vegetativo creato solo con frutta o verdura o in abbinamento ai fiori. In pieno stile greenery come consiglia la tendenza 2017.

In questo caso la scelta del materiale è dettata dal  fil rouge del colore preferito e dalla stagionalità. Se scegli il rosso in autunno e in inverno puoi optare tra peperoncino, peperoni, mele, melograno e bacche; per un  matrimonio estivo pui scegliere tra frutti rossi, fragole, lamponi, more, ciliegie, pesche.

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Per un tema greenery o farm punta soprattutto sulle verdure come i carciofi, cavolfiori, oppure sui sofisticati  fiori di cotone.

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Anche le arance, i mandarini, le mele verdi, le foglie delle verdure, le spighe.

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Fatti guidare dall’istinto, dalla voglia di essere unica e segui i consigli del floral design, che ti indicherà gli accostamenti migliori, per creare un meraviglioso bouquet della forma e consistenza più consoni al tuo look e alla forma dell ‘abito.

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Immagini da Pinterest. Segui le bacheche e i pin di graceevent world!

Se desideri ricevere un consiglio  per il tuo look sposa scrivimi a info@graceeventworld.com ti invierò con piacere anche l ebook scaricabile “L’agenda del mio matrimonio”: 12 mesi per pianificare al meglio le tue nozze.

Felice evento!

Mariagrazia Tarantino

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L’accessorio più chic per la sposa 2017 è il velo!

Stai scegliendo il tuo abito da sposa e hai deciso di voler indossare il velo:  ottimo soprattutto se hai voglia di osare!

Il 2017 è l’anno del velo per le spose più trendy e dalle passerelle arrivano proposte azzardate: velo cattedrale bordato con un importante pizzo chantilly o macramè; velo corto anzi cortissimo e in seta;  luci e strass per illuminarlo o grandi fiori di pizzo per renderlo protagonista. In tulle, in seta, in organza, in pizzo.

Con o senza calata, bordato o a taglio, lungo o corto ma velo!

Se hai scelto un modello con strascico lungo la soluzione migliore è un velo “cattedrale” o ” a pavimento”  con calata e acconciatura raccolta o semi raccolta. Appunta il pettinino alla “una’ e fissalo con forcine.

Il velo per la sposa 2017

Il velo sposa 2017 graceevent

Se hai optato per un abito corto, vintage o lungo senza coda puoi scegliere un velo “alle spalle” uno sbarazzino birdcage con veletta o un velo corto con coroncina di fiori freschi in stile boho.

Velo sposa 2017

Velo sposa 2017

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Velo sposa 2017

Riutilizza il velo lungo come coprispalla per il taglio torta: fallo passare attorno alle spalle e annodalo al centro sul retro.

Al ricevimento prima dell’ ingresso al buffet di benvenuto, togli il velo, ritocca il trucco e illumina l’acconciatura con fiori freschi o punti luce. Un cambio look smart ed economico!

L’ L’accessorio piu’ antico ( risale al sacro  romano impero, il Flammeum )  e piu’ romantico, che passa  attraverso le mode mantendendo intatto il suo  significato di eterea bellezza: il Velo.
 I modelli di velo sono molti, qui vediamo i piu’ noti  suddivisi per lunghezza  :

 

  • Birdcage/Veletta;
  • Flyaway/Blusher/Calata;
  • Shoulder;
  • Mantilla/Elbow/Bouquet;
  • Waist/Vita;
  • Mid-Hip/Hip;
  • Fingertip;
  • Ballet/Walzer/Floor;
  • Chapel/ Cappella; 
  • Church;
  • Cathedral;
  • Royal;

 

 

…e quando lo indossi, lasciati emozionare,  i tuoi occhi lucidi brilleranno ancora di più e renderanno  sensuale il tuo sguardo mentre percorri fiera e felice la navata.

Felice evento!

Mariagrazia Tarantino

Wedding creator

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Voglia di casa, di tepore, di cose semplici e di amicizia: slow living

Sta arrivando velocemente l’autunno e come sempre, in questo periodo, si riscopre la voglia di “casa”. Quel luogo dove stiamo bene, sentiamo il calore delle persone che amiamo, degli amici, dei nostri animali che si accocolano vicino a noi. Abbiamo voglia di coperte calde,  di un thè  o di una tisana profumata, di un cioccolatino da condividere con chi amiamo. Torna il desiderio di organizzare una cena semplice da condividere con gli amici insieme ad una birra o un bicchiere di buon vino.

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Lo chiamano Slow living e nasce dal danese Hygge creare un’atmosfera accogliente, piacevole, intima mentre si assaporano i piaceri della vita circondati dall’affetto delle persone care. Per me è puro #casagrace.  Vi parlerò spesso di slow living anche per decorare la tavola durante una cena o reinventarsi casa con oggetti semplici e  recuperati.

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La voglia di ceppi di legno che ardono nel camino o nella stufa; di riempire di libri gli scaffali puliti e svuotati in primavera; candele profumate, plaids sparsi ovunque.. anche in bagno….

Il profumo del forno, mentre cuoci la “crosmata di tele” ( crostata di mele) o la ricetta della nonna. Un tavolo nudo, senza tovaglia, una decorazione di foglie cadute e candele, sedute comode con cuscini dove trascorrere tutta la serata; una pentola in centro al tavolo e una pila di piatti e forchette. Un menù composto da una pietanza portata da ogni amico: chi porta il vino, chi porta il dolce, chi porta un gioco e chi porta se stesso….Semplicità senza trascurare il dettaglio unico, l’oggetto utile e soprattutto il profumo dell’accoglienza. Slow living: #casagrace.

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Sereno Hygge!

Mariagrazia Tarantino

#casagrace  – info@graceeventworld.com

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Matrimonio in autunno, una fiaba colorata di rosso e di arancio

Finalmente è arrivato l’autunno! Una stagione bellissima, piena di colori, maglioni comodi e calde pantofole… per non parlare della deliziosa cioccolata calda, perfetta per le giornate un po’ uggiose. Tornano tutti quei meravigliosi piatti caldi, come le zuppe, la polenta e la zucca. Le foglie degli alberi si tingono di splendidi colori accesi, dal giallo al rosso in tutte le loro varianti. Si tratta di una delle stagioni più suggestive e romantiche dell’anno, un periodo perfetto per sposarsi. Infatti, sebbene molte coppie di futuri sposi preferiscano l’estate o la primavera per organizzare il giorno delle loro nozze, un matrimonio in autunno presenta davvero non pochi vantaggi. Per cominciare, parliamo dell’aspetto economico: un matrimonio in autunno è meno gettonato, per questo viene considerato dai gestori di location, dai vari fornitori e dai direttori del servizio catering come un periodo di bassa stagione, caratterizzato da un volume di introiti minore. Per questo stesso motivo però, gli sposi potranno contare su una posizione di vantaggio (il cosiddetto coltello dalla parte del manico) e fondamentalmente dettare le regole del gioco. Avranno l’imbarazzo della scelta e potranno richiedere importanti sconti e servizi aggiunti. Inoltre, il giorno del loro matrimonio saranno probabilmente i soli ad occupare la location scelta, garantendo loro una certa flessibilità anche sulle tempistiche (insomma, non ci sarà una fila di persone in attesa che si liberi la sala per il prossimo evento).

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Inoltre, organizzare un matrimonio in autunno risulta anche molto conveniente quando si tratta di dover scegliere il tema del ricevimento e le decorazioni. Infatti il principale fattore di ispirazione viene proprio dalla natura circostante: tutte quelle foglie gialle, rosse, arancio e marroni, i ramoscelli spezzati, le castagne, i bastoncini di cannella, le ghiande, le zucche, il fieno, i mandarini, le arance, le pigne, ecc., sono tutte decorazioni perfette per allestire una sala a tema autunnale. In questo modo, le principali decorazioni sulla tavola e negli ambienti in cui si terrà il ricevimento saranno praticamente gratuite, gli sposi dovranno solo concedersi una giornata di riposo e farsi una passeggiata in un bosco o in un parco per “raccogliere materiale” e godersi del tempo di qualità all’aria aperta, soli soletti o accompagnati dai propri amici e familiari.

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Anche il menu autunnale sarà probabilmente più economico di quello estivo, con tutte quelle vellutate e passati di verdura, la polenta, i bolliti di carne, la pasta ripiena e i sughi ricchi, gli sformati, i funghi, i broccoli, le lenticchie, le noci, lo speck, la zucca e molto altro ancora. Per rendere il menu ulteriormente appetibile, un suggerimento utile può essere quello di allestire un buffet freddo e poi far servire primi piatti e zuppe calde. Se poi si vuole chiudere in bellezza, oltre alle crostate con marmellate fatte con frutta di stagione e ai dolci con crema di castagne, si potrebbe mettere a disposizione degli ospiti una fontana di cioccolata calda, perfetta per il clima autunnale. Sullo stesso genere un’altra bella idea, soprattutto se saranno presenti anche dei bambini, è quella di allestire un angolo “dolcetto o scherzetto” (con magari anche delle mascherine e dei cappelli da streghetta per fare foto adorabili dei piccoli ospiti e dei bambinoni troppo cresciuti) che richiama la celebre festa americana di Halloween.

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Felice Evento!

MariagraziaTarantino

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